Assistante Administratif du Pôle Technique - Sde18 H/F - Structures de coopération territoriale

Assistante(e) administratif du Pôle technique* Accompagner les services techniques dans leurs diverses missions :- Organisation de la collecte et de l'archivage des documents sur le serveur ;- Travail en collaboration avec les techniciens, chargés de travaux et d'affaires, responsables de services ;- Procédure de suivi des marchés ;- Contrôle et validation des projets de facture en lien avec les techniciens ;- Edition de documents administratifs sur le logiciel métier ;- Enregistrement et diffusion du courrier arrivé ;- Envoi aux communes de la proposition de devis chiffrée par le technicien ;- Collation des réponses aux communes ;- Gestion des demandes de modifications ou de décompte définitif à l'entreprise ;- Classement des documents de la commande dans le dossier matériel et dématérialisé selon les procédures en vigueur- Edition de documents administratifs sur parapheur électronique, Excel, Word, ... ;- Envoi aux communes de la proposition de devis ;- Collectes des réponses des communes, des courriers proposés par les techniciens, le responsable du service ;- Suivi administratif du dossier avec envoi de différents courriers aux communes, administrations et entreprises ;- Classement des documents de la commande dans le dossier matériel et dématérialisé selon les procédures en vigueur.* Travaux de secrétariat :- Mises à jour de tableaux de suivi ;- Accueil physique et téléphonique ;- Réception, scan et répartition du courrier arrivé ;- Enregistrement du courrier départ ;- Suivi des commandes de fournitures administratives.* Service Maîtrise de l'Energie :- Utilisation du logiciel Deltaconso pour la saisie du patrimoine énergétique communal et données de consommation ;- Assistance pour le suivi des Certificats d'Economie d'Energie sur base de données ;- Suivi administratif du service « Maîtrise de l'Energie » : plans de financement, factures, devis, relance, ....* Compétence Eclairage public :- Recherche des dossiers pouvant bénéficier des Certificats d'Economie d'Energie (CEE) ;- Suivi et gestion auprès des prestataires du SDE18 ;- IRVE (Infrastructures de Recharge pour Véhicules Électriques) ;- Suivi administratif, plans de financement ;- Déclaration préalable avant installation ;- Facturation, suivi des consommations des bornes sur logiciel dédié.

Nous recherchons une personne dynamique, organisée et curieuse.* SAVOIRS FAIRE :- Anticiper, archiver, classer ;- Rendre compte ;- Rechercher et transmettre des informations ;- Prioriser les tâches ;- Travailler en équipe ;- Rédiger des courriels à destination d'élus et/ou d'agents de communes ;- Tenir à jour un tableau/planning d'évolution du projet.* SAVOIRS :- Maîtrise des outils informatiques ;- Expression orale et écrite.* APTITUDES ET QUALITES :- Ouverture d'esprit, rigueur, curiosité ;- Qualités rédactionnelles ;- Volonté de comprendre ;- Organisation, autonomie ;- Bon relationnel.