Assistante de Direction - Bourges H/F - Communes

Missions du service
il apporte une aide permanente au Directeur Général des services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Il assure aussi la fonction d'interface entre direction générale, directeurs, responsables de service en collaboration avec l'équipe d'assistantes des DGA.

Organisation de la vie professionnelle du DGS
Etablir une relation de confiance avec le DGS
Gestion de l'agenda et des priorités /Organiser des réunions et des rendez-vous
Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
Assurer la fonction d'interface entre le DGS et les DGA en collaboration avec les assistantes
Entretient des relations avec les assistantes des directions générales adjointes, des secrétariats opérationnels et des secrétariats des élus
Organiser les déplacements du DGS
S'assure du respect par les services des procédures et règles internes en matière rédactionnelle

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de notes/courriers/mails à partir de consignes orales et/ou documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Gestion du courrier réservé du Maire et de la Présidente
Gestion des flux de parapheurs (vérification du contenu, degré d'importance, d'urgence, rediriger, transmettre,)

Accueil téléphonique et au secrétariat
Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence, filtrer, rediriger, transmettre)
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGS
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Capacité confirmée à établir une relation de confiance avec le cadre
Techniques d'organisation et de gestion du temps de travail
Maîtrise des principes rédactionnels du compte-rendu
Sens de l'accueil et de l'écoute
Expérience confirmée pour le travail autonome
Esprit rigoureux et méthodique