Assistant de Direction du Directeur Général - Mairie de Villeneuve-D'Ascq H/F - Communes

Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au coeur de la Métropole européenne de Lille (Mel)..Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...).Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipauxMissions permanentes : Organisation des agendas de la direction générale:Organiser, planifier les rendez-vous et réunions en fonction des priorités du directeur et en assurer le suiviPlanifier les ressources, Préparer les dossiers pour les réunions et rendez-vousOrganiser les déplacementsAssurer la gestion des ordres de missionTraitement et diffusion de l'information - secrétariat:Enregistrer, analyser, traiter et diffuser le courrierRappeler les informations importantesAssurer la logistique des réunions (réservation de salles, documents, matériel, visioconférence.)Collecter et transmettre les informations nécessaires à l'administration des projets de la collectivitéRéaliser du reporting, assurer l'interface avec l'ensemble des servicesConcevoir et alimenter des outils de suivi, tableaux de bordRédiger et mettre en forme tout document administratif selon les règles propres à chaque type d'écrit (note, lettre, courriel...)Transmettre toute information et documents en respectant les règles, processus et délaisPrendre des notes et réaliser des comptes rendusAssurer le tri, le classement et l'archivage des dossiersAssurer la gestion des fournituresAccueil physique et téléphonique:Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courrielsRenseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur concernéAdapter son discours selon l'interlocuteurAutres missions possibles à terme:Pour les directions en lien direct avec le directeur général des services, l'assistant(e) de direction est également:Correspondant RH: enregistrement et transmission des arrêts maladie, autorisations d'absences et des documents RHCorrespondant comptable : réalisation, enregistrement et suivi des bons de commandesJours travaillés et horaires spécifiques :Contraintes : Travail du lundi au vendredi avec parfois horaires en début de soirée (selon les réunions ou les besoins)

Profil de personnalité souhaité : Diplôme en secrétariat de direction ou équivalent -expérience requiseSAVOIR-ETRE:Discrétion professionnelle, confidentialitéAutonomie, méthode/rigueurCapacité à faire preuve de responsabilité, aisance relationnelleCapacité à respecter les procédures internes et externes et les délaisCapacité de travail en équipe, communiquer,Travail dans le cadre de la continuité de service et en étroite collaboration avec le second assistant de directionSAVOIRS:Organigramme et fonctionnement de la collectivitéMaîtrise des techniques et outils de planificationMaîtrise des techniques d'accueil et de secrétariatMaîtrise des techniques d'archivage et classementSAVOIR-FAIRE:Maîtrise du pack office (word , excel, powerpoint, outlook)Fonctionnement internet intranetPréparer des dossiers pour les instancesCollecter, traiter et diffuser l'informationExpression orale et écrite parfaite