Agent Chargé de l'Accueil du Secrétariat Général de l'État Civil et du Suivi Administratif H/F - Communes

Assurer l'accueil du public et la gestion polyvalente des activités de secrétariat général de la mairie, en prenant en charge le suivi administratif des dossiers relevant notamment du conseil municipal, de l'état civil, du suivi des contrats et de la gestion du cimetière.Missions principalesAccueil et relation aux usagers- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.- Renseigner, orienter et accompagner les administrés dans leurs démarches.- Assurer une première information sur les procédures administratives relevant de la commune.- Réceptionner, filtrer et transmettre les demandes aux interlocuteurs compétents.Secrétariat général- Assurer le traitement du courrier entrant et sortant.- Gérer les courriels, le classement et l'archivage des documents.- Mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.- Assurer le suivi administratif courant des dossiers de la mairie.- Gérer les agendas, prises de rendez-vous et transmissions internes si besoin.Conseil municipal- Participer à la préparation administrative des séances du conseil municipal.- Préparer les convocations et les dossiers transmis aux élus.- Assurer la mise en forme et le suivi des délibérations, comptes rendus, procès-verbaux et actes administratifs.- Veiller au classement, à l'archivage et au suivi des actes pris par la collectivité.État civil- Assurer l'accueil et l'information des usagers en matière d'état civil.- Participer à l'instruction et au suivi administratif des dossiers liés aux naissances, mariages, décès et autres actes.- Établir, enregistrer et délivrer les actes et documents relevant du service, dans le respect de la réglementation et des habilitations.- Tenir et mettre à jour les registres et outils de suivi.Suivi des contrats- Assurer le suivi administratif des contrats de la collectivité selon l'organisation interne.- Centraliser les échéances, renouvellements et pièces administratives utiles.- Assurer le suivi documentaire et l'archivage des contrats et conventions.- Alerter la hiérarchie sur les échéances et besoins de mise à jour.Gestion du cimetière- Assurer le suivi administratif des concessions funéraires.- Mettre à jour les registres, tableaux et outils de suivi du cimetière.- Accueillir et renseigner les familles et interlocuteurs concernés.- Suivre les demandes, renouvellements, reprises et documents liés à la gestion du cimetière.Activités secondaires- Appui ponctuel aux autres missions administratives de la mairie.- Participation à la continuité du service public en fonction des besoins du service.- Polyvalence sur les dossiers transversaux de l'administration communale.

Savoirs- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement communal.- Connaissance des règles administratives applicables aux actes, courriers et procédures de base.- Connaissances en état civil, gestion administrative et suivi des actes de collectivité appréciées.- Notions en gestion funéraire et suivi administratif des contrats appréciées.Savoir-faire- Accueillir et orienter le public avec courtoisie et efficacité.- Rédiger des courriers et documents administratifs avec rigueur.- Organiser, classer et suivre plusieurs dossiers simultanément.- Utiliser les outils bureautiques et logiciels métiers.- Respecter les procédures, les délais et la confidentialité des informations traitées.Savoir-être- Sens du service public- Rigueur et organisation- Discrétion professionnelle- Qualités relationnelles- Polyvalence- Autonomie- Capacité d'adaptation- FiabilitéProfil de recrutementFormation / expérience- Expérience sur un poste similaire en collectivité territoriale appréciée.- Expérience en accueil du public et gestion administrative souhaitée.- Pour un recrutement en catégorie B, aptitude à assurer un suivi administratif plus autonome, une qualité rédactionnelle soutenue et une bonne maîtrise des actes administratifs.Conditions d'exercice- Travail en mairie, au contact direct du public.- Disponibilité ponctuelle liée aux contraintes du service et au calendrier institutionnel, notamment pour la préparation des conseils municipaux.- Manipulation et suivi de dossiers à caractère confidentiel.