Assistant Chef de Projet et Assistant Formation H/F - France Travail

Le centre de formation IFFEN ASSOCIATION est un organisme de formation qui propose des formations dans le secteur de l'énergétique.
L'Assistante Cheffe de Projet accompagne les chefs de projet dans la préparation, l'organisation, la coordination et le suivi opérationnel des projets. Elle veille au respect des délais, à la qualité des livrables et assure la liaison entre les différents intervenants internes et externes.Missions principales1. Assistance à la gestion de projetParticiper à la planification des projets.Préparer les réunions de lancement et de suivi.Rédiger les comptes rendus de réunion.Mettre à jour les plannings d'avancement.Assurer le suivi des actions décidées.Identifier les retards et alerter le chef de projet.2. Coordination des intervenantsOrganiser les échanges entre les équipes.Coordonner les actions des différents services.Assurer le lien avec les clients, partenaires et fournisseurs.Planifier les rendez-vous et réunions.3. Gestion documentaireConstituer les dossiers projets.Classer les documents.Mettre à jour les procédures.Gérer les versions des documents.Préparer les livrables.4. Suivi administratifSuivre les conventions.Préparer les devis.Participer au suivi des commandes.Assurer le suivi des factures.Mettre à jour les tableaux de bord.5. Suivi budgétaireParticiper au suivi des dépenses.Vérifier les écarts budgétaires.Préparer les états d'avancement financiers.Mettre à jour les tableaux de suivi.6. Organisation logistiqueOrganiser les réunions.Réserver les salles.Préparer les supports de présentation.Organiser les déplacements.Gérer les commandes de matériel.7. CommunicationPréparer les présentations PowerPoint.Mettre en forme les rapports.Rédiger les comptes rendus.Préparer les newsletters projet.Diffuser les informations aux équipes.8. Suivi des indicateursMettre à jour les KPI.Produire des tableaux de bord.Suivre les délais.Suivre les livrables.Préparer les reportings.9. Appels d'offres et projetsParticiper à la préparation des appels d'offres.Collecter les pièces administratives.Rassembler les justificatifs.Mettre en forme les dossiers de candidature.Vérifier la conformité des documents.10. QualitéParticiper aux démarches Qualiopi.Suivre les plans d'action.Préparer les audits.Assurer le suivi documentaire.Compétences recherchéesGestion de projetPlanificationOrganisationGestion des prioritésCoordination d'équipesInformatiquePack Office (Word, Excel, PowerPoint)TeamsOutlookSharePointTrello, Asana ou Microsoft Planner (selon l'organisation)Qualités personnellesOrganisationRigueurAutonomieEsprit d'analyseSens du serviceRéactivitéExcellent relationnelDiscrétionLivrablesL'assistante cheffe de projet peut être amenée à produire :Comptes rendus de réunionPlanningsTableaux de bordReporting

Experience: Débutant acceptéCompétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériquesLangues: Anglais souhaitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Formation continue d'adultesListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.