Assistant du Secretariat General - Com Agglo Dembeni - Mamoudzou H/F - Structures de coopération territoriale

Il/Elle assure l'assistance administrative, organisationnelle, logistique du Directeur Général Adjoint- Secrétaire Général. Il/Elle garantit le bon fonctionnement du secrétaire général, la coordination administrative des directions rattachées et le suivi des dossiers relevant du périmètre du DGA. Mode de recrutementMutation, détachement ou contractuel avec une expérience significative sur des fonctions similaires dans la FPT.Rémunération :La rémunération sera fixée par référence aux grilles indiciaires du cadre d'emplois des rédacteurs et des attachés territoriaux + RIFSEEP+ CNAS.Missions principales :Assurer le secrétariat et l'assistance du DGA- Secrétaire GénéralOrganiser et gérer l'agenda, les réunions et les déplacements du DGAAssurer le suivi administratif des dossiers confiés au Secrétaire Général Faciliter la coordination entre les directions et services placés sous l'autorités su DGAPréparer et suivre les documents administratifs, notes, courriers et tableaux de bordGarantir la circulation de l'information entre le DGA, les directions et les partenaires institutionnels. Activités principales Assistance administrative et secrétariat :Gérer l'agenda, les rendez-vous et les réunions du DGAOrganiser les déplacements et les missionsAssurer l'accueil physique, téléphonique et numérique du Secrétaire GénéralRédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et décisionsAssurer le classement et l'archivage des documents administratifs. Coordination administrative :Assurer le suivi des demandes et des instructions du DGA auprès des directions concernéesCollecter, centraliser et transmettre les informations nécessaires à la gestion des dossiersVeiller au respect des échéances et relancer les interlocuteurs concernésAssurer le suivi administratif des projets et dossiers stratégiques du Secrétaire GénéralSuivi des instances et réunions Préparer les dossiers de réunions, comité de pilotage et réunions de coordinationElaborer les ordres du jour en lien avec le DGARédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions prises Mettre à jour les tableaux de suivi des actionsGestion documentaire et reporting Assurer la gestion documentaire du Secrétaire GénéralProduire des tableaux de bord de suivi de l'activitéParticiper à l'élaboration des rapports d'activité et bilansGarantir la traçabilité des dossiers et des circuits de validationRelations fonctionnelles En interne Le Directeur Général des Services, le Directeur Général Adjoint - Secrétaire Général, les Directeurs et Responsables de services, les assistantes de direction et l'ensemble des services de la CADEMA.En externe Les communes membres, les services de l'Etat, les établissements publics, les prestataires et les partenaires institutionnels.

COMPETENCES RECQUISES : Savoirs Connaissances de l'environnement territorial et du fonctionnement des EPCIMaîtrise des procédures administratives et des circuits décisionnels Connaissances des règles de gestion documentaire et d'archivageSavoir-faire Excellente maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistance de directionMaîtrise des outils et bureautiques et collaboratifs Capacité à rédiger des courriers, notes et comptes rendusOrganisation et gestion simultanée de plusieurs dossiersSuivi d'activités et réalisation de tableaux de bordSavoir être Sens de l'organisation et rigueur Discrétion professionnelle et confidentialité Réactivité et autonomie Qualités relationnelles et esprit d'équipe Capacité à gérer les priorités et les situations d'urgence Sens du service publicConditions particulières d'exercice Disponibilité ponctuelle en fonction des nécessités de serviceRespect strict de la confidentialité des informations traitéesTravail en interaction permanente avec les directions et les partenaires institutionnels