Assistant des Commissions - Département-Région de Mayotte H/F - Etablissements publics locaux

Intitulé du poste : Assistant chargé des commissions
Fonction : Assistant des commissions
Le cadre d'emploi : Adjoints administratifs territoriaux
Grade : Adjoint administratif, adjoint administratif ppal 2ème ou 1ère cl - de catégorie : C
Filière : Administrative
Le positionnement du poste dans l'organisation : sous l'autorité du Directeur du CESEM

Assure les activités des commissions et leur bon fonctionnement (secrétariat, veille informationnelle, l'assistance technique et logistique et participer à la gestion et à l'animation du service).
- Préparation, organisation des réunions
- Assurer une veille documentaire dynamique
- Participer et assurer la réalisation des activités quotidiennes du service
- Participer à la mise en place et entretien du site internet et outil de communication
- Gérer l'agenda du service et l'agenda du président du Césem
- Assurer la connexion entre le Césem et les Ceser de France

Participer à l'élaboration des réunions
- Préparation, organisation des réunions et toute la logistique qui va avec
(transmission, diffusion des informations nécessaires au bon déroulement des
activités des commissions...)
- Rédaction de compte rendu de réunion

Assurer une veille documentaire dynamique
- Constituer une base documentaire et une mémoire administrative
- Réaliser une revue de presse (actualité, revue de presse quotidienne),
- Assurer une veille continue et rendre l'information disponible

Participer et assurer la réalisation des activités quotidiennes du service
- Accueil des visiteurs et répondre à leurs demandes,
- Gestion des appels téléphoniques (entrants et sortants),
- Réception, rédaction et transmission des courriers et e-mails,
- Animation et gestion de l'agenda des commissions et l'agenda du Césem
- Trier et effectuer l'organisation de documents et dossiers

Participer à la mise en place et entretien du site internet et outil de communication
- Contribuer à la mise en place d'un outil de communication
- Accompagner dans le développement des outils de communication

Gérer l'agenda du service et l'agenda du président du Césem
- Animer et gérer l'agenda du président du Césem et l'agenda du Césem
- Anticiper les contraintes d'agenda et assurer une mise à jour quotidienne
- Inscription des congés et télétravail des agents pour information

Assurer la connexion entre le Césem et les Ceser de France
- Assurer la participation du Césem aux travaux des Cese de France

Connaissances
- Connaissances des Collectivités territoriales et de l'organisation administrative du
Département-Région de Mayotte
- Connaissance du tissu économique et social local
- Organiser et animer une réunion
- Maitrises des outils bureautiques et informatiques
- Maîtrise des techniques de veille et de communication
- Capacité rédactionnelle et esprit de synthèse