Pref13 Sp Istres-Assistant de la Secrétaire Générale Responsable de la Cra H/F - Préfecture des Bouches du Rhône

Groupe RIFSEEP: 3Vos activités principales:Assurer l'assistance de la Secrétaire Générale dans l'organisation, la coordination et le suivi des activités administratives. Coordonner la Cellule Ressources et Appui (CRA) afin de garantir le bon fonctionnement des moyens administratifs, logistiques et matériels nécessaires à l'activité de la structure.Assistance à la Secrétaire Générale dont:Gestion RH de proximité: suivi des arrêts maladies, accident de travail, recrutements, dossiers vacataires, alternants, IHTS, plannings des congés et du standard, médecine du travail...Suivi logiciel absences et congés CASPER Mis à jour organigrammes et tableaux de suivi RHAppui aux agents sur difficultés liées à la rémunération, mutuelle...Suivi des coupons restauration en lien avec l'action socialeSuivi de la qualité du service rendu aux usagers, en lien avec le SGCSecrétariat de la SG: traitement de son agenda et des appels, préparation des réunions, invitations, rédaction de mails, notes et courriers, constitution de dossiersGestion de la Cellule Ressources et Appui dont:Coordonner les activités de la cellule (accueil, chauffeur, logistique, entretien, livraison, achats...)Organiser la gestion administrative et documentaireSuperviser la gestion des fournitures, équipements et consommablesVeiller à la maintenance et au bon fonctionnement des équipements et infrastructures du siteParticiper à la préparation et au suivi des marchés Assurer le suivi des prestations de services en lien avec le SPIL pour les SFÉlaborer des tableaux de bord, suivi et comptes rendus de travaux Suivi des marchés sur RESANA Réalisation des entretiens professionnels pour les agents concernés Superviser le suivi des dépenses cartes achats Coordonner la fonction de correspondant informatique Veiller au bon suivi des OM et EF sur Chorus DT Suivi des criblages pour intervenants sur siteAppui administratif et organisationnel dont:Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre des procédures administratives internes (consignes aux agents) Assurer le classement physique et numérique des documentsContribuer à l'amélioration continue de l'organisation interne (aménagement des bureaux, des espaces, du réfectoire, fonctionnement au quotidien, manifestation et moment de convivialité...)Assurer l'intérim du secrétariat du sous-préfet en l'absence de sa secrétaireVotre environnement professionnel:Activités du service:Activités liées au fonctionnement interne des services de la sous-préfecture (ressources humaines, budget, informatique, travaux, logistique, courrier, standard, déplacements), soit l'ensemble des fonctions-supports.Composition et effectifs du service:1 agent de catégorie B4 agents de Catégorie CLiaisons hiérarchiques:La Secrétaire Générale et le Sous-Préfet d'IstresLiaisons fonctionnelles:Les agents, les prestataires extérieures, la préfecture

Connaissances techniques:- Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau pratique requis- Avoir des compétences juridiques niveau pratique requis- Avoir des compétences en informatique-bureautique maîtrise pratique requisSavoir-faire:- Savoir analyser niveau maîtrise requis- Avoir l'esprit de synthèse niveaumaîtrise requis- Savoir rédiger niveaumaîtrise requis- Savoir s'organiser niveau expert requis- Savoir appliquer la réglementation niveau maîtrise requis- Savoir travailler en équipe niveau expert requisSavoir-être:- Savoir s'adapter niveau expert requis- Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis- Savoir s'exprimer oralement niveau maîtrise requis- Savoir accueillirniveau maîtrise requis- Être discret, rigoureux et réactifniveau maîtrise requis- Avoir l'esprit d'anticipationniveau maîtrise requisDurée attendue sur le poste: 3 ansVos perspectives:Poste sensible qui permettra à l'agent de conforter ses compétences en management et de coordination d'une équipe pluridisciplinaire.