Assistant de Direction Dgs - DRH H/F - Centralesupelec

CentraleSuplec, tablissement Public caractre scientifique, culturel et professionnel, constitu sous la forme d'un Grand tablissement est plac sous la tutelle conjointe du ministre de lducation Nationale, de l'Enseignement Suprieur et de la Recherche et du ministre de l'conomie, de l'Industrie et du Numrique.
Positionné(e) auprès du directeur général délégué à l'administration, vous l'assisterez au quotidien pour l'organisation du pilotage de la DGS, mais également dans le renforcement du contrôle interne et sur des missions d'appui aux directions et services de la DGS.En parallèle et à temps partagé avec les missions mentionnées ci-dessus, vous appuierez également la direction des ressources humaines.A ce titre, les activités principales sont les suivantes : Auprès du Directeur général délégué à l'administration (50%) : -Gérer l'agenda : -Assurer l'organisation et le suivi des réunions (réunions d'équipe ou ponctuelles)-Anticiper les échéances et organiser les déplacements ;-Organiser les réunions du conseil d'administration de CentraleSupélec : -Assurer l'organisation logistique (invitation des administrateurs, mise à disposition des documents, etc.) ;-Piloter le flux de documents électroniques à la signature du directeur général délégué (qui a notamment délégation de signature sur les fonctions d'ordonnateur)-Renforcer le contrôle interne : -Mettre en place des dispositifs de contrôle interne ;-Contribuer à la démarche qualité (et des missions ponctuelles de vérification).-Participer à l'amélioration continue des procédures administratives.Auprès de la Direction des ressources humaines (50%) :-Pilotage et coordination des instances paritaires :-Organiser et planifier les réunions de dialogue social et de la DRH ;-Préparer les ordres du jour, constituer les dossiers et assurer le suivi des décisions ;-Rédiger les comptes rendus et veiller au respect des échéances réglementaires.-Assistance de direction et soutien aux personnels de la DRH :-Assurer l'assistance administrative de la Direction des Ressources Humaines ;-Organiser les agendas, réunions et déplacements de la direction ;-Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes ;-Apporter un appui administratif aux 4 responsables de service de la DRH ainsi que le suivi du budget de la Direction des ressources humaines (demandes d'achats) en lien avec la DAAF ;-Participer à la coordination des activités transversales de la direction ;-Contribuer à la continuité de service et au bon fonctionnement collectif de la DRH.-Communication interne :-Contribuer à la communication interne de la DRH en rédigeant et en diffusant des supports d'information ;-Assurer la mise à jour des espaces collaboratifs (intranet, espaces documentaires, etc.) ;-Assurer l'organisation logistique des évènements RH (convention d'encadrement, journées d'accueil, séminaires, etc.).-Suivi des dossiers sensibles de la directrice des ressources humaines :-Assurer le suivi administratif des dossiers sensibles et l'envoi des courriers recommandés ;-Gérer les courriers officiels et les procédures administratives ;-Suivre les échéances, mettre à jour les dossiers et produire des tableaux de bord et indicateurs de suivi ;-Garantir la confidentialité des informations traitées.-Gestion des déclarations d'accidents de travail :-Recueillir et suivre les déclarations d'accidents de travail ;-Informer la commission d'enquête issue de la F3SCT et organiser les enquêtes ;-Coordonner le suivi administratif des dossiers avec les gestionnaires RH.Missions transversesOutre les missions mentionnées ci-dessus, les activités suivantes peuvent être confiées en fonctions des besoins et dans le respect d'un équilibre de la charge de travail avec les activités principales :-Contribuer ponctuellement en renfort aux activités administratives de la DGS ;-Contribuer à des projets d'amélioration du fonctionnement de la DGS, en fonction des priorités retenues ;-Pilotage de projets (ou de partie de projets) dans le cadre du plan de transformation de l'école.

Experience: 3 An(s)Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assistant de gestion,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,BTS support à l'action managériale,Bureautique et outils collaboratifs,DUT gestion administrative et commerciale des organisations,DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion des ressources humaines,DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Licence pro mention management et gestion des organisations,Logiciels de gestion de base de données,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Principes de base en comptabilité,Techniques de communication interne,Techniques de filtrage d'appels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Titre professionnel assistant de direction,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la coordination des voyages d'affaires,Assurer la gestion administrative d'une activité,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Relayer de l'information,Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprise,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériquesLangues: Anglais exigéQualification: Agent de maîtriseSecteur d'activité: Enseignement supérieurListe des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.