Secrétaire Peps H/F - ARS

Placé(e) sous l'autorité des cheffes de service, le/la secrétaire assure la gestion administrative et le soutien organisationnel des deux pôles de la MECS PEPS, établissement accompagnant des jeunes âgés de 14 à 21 ans en difficulté sociale.Ses missions principales sont :- Assurer l'accueil physique et téléphonique des jeunes, familles et partenaires, en garantissant la qualité de l'écoute et la confidentialité des échanges.- Assister l'équipe éducative et la direction dans la gestion quotidienne, la préparation des réunions, la rédaction et la diffusion des documents.- Assurer la production, la mise en forme et le suivi des documents administratifs, courriers et tableaux de bord.- Veiller à la conformité et à la traçabilité des dossiers des jeunes accompagnés, dans le respect des procédures internes et du RGPD.- Contribuer au suivi des activités du service, notamment la facturation, les commandes, les statistiques et les échéances de mesure. Vos activités : 1. Accueil et secrétariat courant- Accueillir le public (jeunes, familles, partenaires) et répondre aux sollicitations téléphoniques ou par mail.- Recevoir, enregistrer, trier, diffuser et archiver les courriers.- Rédiger et mettre en forme des documents professionnels variés (notes, comptes rendus, convocations, bilans, statistiques).- Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements, gérer les agendas partagés.- Classer et archiver les dossiers selon les procédures internes.2. Gestion administrative des dossiers- Créer et actualiser les dossiers administratifs des jeunes accompagnés.- Assurer la saisie et la mise à jour des données dans le logiciel métier.- Suivre les échéances de mesures et relancer les partenaires si nécessaire.- Participer à la formalisation et à la mise en page des écrits professionnels transmis aux magistrats ou à l'ASE.3. Suivi budgétaire et logistique- Suivre les commandes et les stocks de fournitures des trois services.- Préparer les éléments de facturation et établir les tableaux de suivi correspondants.- Contribuer à l'élaboration des tableaux de bord et statistiques d'activité.4. Appui à la coordination interne- Faciliter la circulation des informations au sein de l'équipe et entre les pôles.- Garantir la confidentialité et la fiabilité des données traitées.- Participer à l'amélioration continue des procédures administratives et de communication. Conditions : 35 /semaine- 9h00- 17h00 du lundi au vendredi Lieux de travail : 2 jours sur l'internat 13013 et 3 jours sur l'externat 13001 Profil : - Diplôme : BTS Assistant de direction ou BTS SP3S (Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social)- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)- Maîtrise du français écrit et oral, excellente orthographe- Rigueur, méthode et sens de l'organisation- Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec plusieurs interlocuteurs- Esprit d'initiative et capacité à proposer des évolutions de pratiques administratives- Une connaissance de la protection de l'enfance serait appréciée- Convention Collective 66 - Technicien qualifié

Experience: 24 MoisCompétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériquesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.Liste des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.