Secrétaire Gap - Fontenay-Sous-Bois H/F - Communes

Sous la responsabilité du de la responsable de service, il/elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il/elle assure l'accueil des agents de la collectivité et la gestion des documents du service.Activités- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service (filtrage particulier notamment pendant la paie)- Assurer le suivi des documents (papier, boite mail GAP) et parapheurs entrants et sortants - Suivre les registres des arrêtés et courriers (enregistrement, classement, archivage, ...) et envoyer les documents aux destinataires- Gérer les commandes (fournitures, papier et cartouches d'encre) et demandes d'interventions (photocopieurs, Cardex)- Organiser les réunions pour les cadres du service (gestion planning, réservation de salle...)- Préparer certains dossiers spécifiques- Numériser les délibérations relatives à la GAP- Editer et transmettre les duplicatas de bulletin de paie, les certificats de travail et les états de services- Dossier SFT - Vérifier les documents transmis et demandes complémentaires- Assurer la diffusion des notes générales- Amener, en l'absence de l'agent d'accueil de la direction, à assurer le suivi des commandes auprès de l'agence de voyage (réservation, paiement sur Ciril Finances)Conditions d'exercice- 36h40 heures hebdomadaires- Présence sur les horaires (8h30-12h et 13h30-17h20) pour l'accueil téléphonique et physique- Présence souhaitée pendant les périodes de paie

Profil recherché- Titulaire d'un Baccalauréat ou BTS secrétariat- Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire souhaitéeConnaissances pré-requises- Organisation et fonctionnement de la collectivité et de ses services- Organisation et fonctionnement du service GAP- Logiciels bureautiques : Word, Excel, Outlook ....- Règles de l'expression orale et écrite de qualité- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire- Principes rédactionnels du compte rendu- Technique de secrétariatCompétences- Savoir s'adapter- Etre discret et conscient de la confidentialité- Etre rigoureux, précis et organisé - Faire preuve de capacités relationnelles et de communication- Savoir planifier et organiser sa charge de travail- Savoir travailler en équipe - Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques- Savoir gérer les situations d'urgence