Assistant au Chef de Service H/F - Université Paris-Saclay
- Le Kremlin-Bicêtre - 94
- Fonctionnaire
- Université Paris-Saclay
Les missions du poste
La faculté de médecine :
Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l'université Paris-Saclay est l'une des 7 facultés de médecine d'Ile de France. Elle forme des étudiants au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l'avancée sur la connaissance au service des patients.
La Faculté de médecine compte :
7.000 étudiants
300 enseignants-chercheurs
150 personnels BIATSS
Outre les études médicales initiales, la Faculté propose plusieurs Masters, 3 Ecoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation Continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un département universitaire de formation en kinésithérapie, un institut de formation des manipulateurs radio, un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d'enseignement par simulation.
Ses hôpitaux de rattachement sont :
L'hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre), L'hôpital Paul Brousse (Villejuif) L'hôpital Antoine Béclère (Clamart) , Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif).
Dans le domaine de la recherche, la Faculté compte 25 unités de recherche, 1 structure fédérative de recherche, 1 UMS, 1 LabEX...
Missionetpositionnementdel'agent.e:
L'assistant(e)dedirectioncollabore étroitementavec laresponsableduservice.Illasecondeausenslargepourfaciliterlamiseenoeuvredesa mission,prendreenchargelestâchesorganisationnelles,trouverlesinformationsetlestransmettre,résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l'exercice de la responsabilité du chef de service :
Accueiletinformation
- Assurerl'accueiletl'informationdesusagers
- Répondreauxdemandestéléphoniques,parcourrieretmail
- AssurerlelienaveclesResponsablesd'UE
Gestionadministrativeduservice
- AgendaduChefdeservice
- PlanningEnseignements ÉtudesMédicales
- Secrétariatduchefdeservice
- Préparationdescommissionsetgérerl'ordredujour
- Assurerenamontlapréparationetlesuividesdossiers
- Organiserlesréunions,prendredesrendez-vous,préparer
- Contrôleretfournirlesdocumentsnécessairesàlamissiondudirigeant
- Gestionetsuividesdossiersdesprocéduresd'accèsauxétudesdesantéetdestransferts
- Participeràl'organisationdujuryPASSetdesECOS
Participationàl'ensembledesactivitésdelastructure
- Renseignerdestableauxdebordetenquêtesdiverses
- Archiver,classertrierlesdocumentsrelatifsauxactivitésduservice
ParticipationauxopérationscollectivesduSEVE,notamment:
- AuxExamensCliniquesàObjectifsStandardisés(ECOS)
- Aux ÉpreuvesClassantesNationalesinformatisées(EDN)
- Demanièregénéraleàtoutévénementspécifiqueliéàl'activitépédagogiqueouàlavieétudiante.
Le profil recherché
Connaissance,savoir:
- Connaitrel'organisationgénéraledesformationsdel'EnseignementSupérieuretdel'Université
- Connaîtrelaréglementationenmatièredescolaritéetparticulièrementdesexamens
- Connaitrelestechniquesgénéralesdegestionadministrativeetdecommunication
- Savoirs'adapterauxévolutionstechnologiquesetorganisationnelles
Savoir-faire:
- Appliquerlaréglementation,respecterlesdispositifsetprocéduresde l'établissement
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Savoirs'intégrerdansunestructurehiérarchique:informer,rendrecompte,alerter,proposeret répondre aux demandes
- TravaillerenéquipeOrganisersontravail
- Maîtriserleslogicielscourants(bureautique,internet...)etspécifiquesaudomaine:Apogée, CELCAT, E- Campus, E-candidat...
- Respecterlesdélais
Savoir-être:
- Fairepreuved'organisation,d'autonomieetd'adaptation
- Savoirêtrerigoureux,discret,ponctuelAvoirlesensdurelationneletdel'accueil
- Capacitéà assurer la continuité du service
- Devoir deréserve impératif