Secrétaire pour le Pôle Formation H/F - Université Bourgogne Europe (UBE)

L'activité s'exercera au sein du service Réglementation et Gestion de l'Offre de Formation (RGOF) intégré au Pôle Formation, sous la responsabilité de l'Adjoint à la Responsable de service.Composé de 10 personnes, le service Réglementation et Gestion de l'Offre de Formation assure le bon déroulement des études et de la scolarité étudiante à l'Université Bourgogne Europe, depuis la candidature et l'admission des étudiants, et ce jusqu'à leur diplomation.A ce titre, en conformité avec la réglementation et la politique définie par les instances de l'université, le service assure notamment :le suivi et la publication de l'offre de formationla gestion des commissions et conseilsle paramétrage et le suivi des applications nationales d'admission (Parcoursup - Mon Master)le pilotage des dispositifs transversaux en lien avec les composantes (inscriptions, validation d'acquis, césure...)le pilotage fonctionnel des applications métiers liés à la scolarité et l'offre de formation (Apogée - Pégase - eCandidat - Ametys).
Participation à l'organisation des instances universitaires (conseils et commissions)Enregistrer et suivre les procurationsPréparer, mettre en forme, reproduire et diffuser les dossiersParticiper à l'organisation des instances (logistique, matériel, listes d'émargement,...)Rédaction de comptes-rendus et procès-verbaux de conseils et commissionsReporter les présences et les procurationsRetranscrire les échangesSynthétiser et mettre en forme les comptes-rendus et procès-verbauxTravaux de secrétariatRéceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrierAssurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteursClasser et archiver des documentsSaisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion des avis et délibérations des commissions et conseilsEnregistrer les commissions et conseils sur les agendas partagésSoutien aux activités du service et du pôleAssurer des opérations de gestion courante en lien avec les activités du serviceSaisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, tableau...), les reproduire et les diffuserParticiper aux réunions de service et aux actions collectives du pôle formation

Niveau baccalauréat dans le domaine de formation secrétariat, gestion administrativeExpériences professionnelles souhaitables : secrétariat, gestion administrativeConnaissancesConnaître si possible l'environnement professionnel (université)Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrativeMaîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Teams, messagerie)Savoir-faireBonne qualité rédactionnelle et orthographiqueCapacité à restituer fidèlement des échanges sous forme de comptes-rendus ou de procès-verbauxAptitude à synthétiser les informationsEnregistrer et classer les documentsUtiliser les outils bureautiquesRendre compte de son activitéTravailler en équipeSavoir-êtreSens de l'organisationRigueur et réactivitéCapacité d'adaptationSens relationnelDiscrétion professionnelleCONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICEPrise de poste ou début de contrat prévisible : 14/09/2026Fin de contrat prévisible : 31/08/2027CDD 1 an, renouvelable, catégorie CTemps incomplet (50%)Télétravail possible après période d'intégrationRémunération : 935 € brut mensuelCANDIDATURELes candidatures comporteront obligatoirement un CV détaillé et une lettre de motivation. Un dossier incomplet peut ne pas être étudié.Date limite de candidature : 16/08/2026