Assistant de Direction H/F - Service Public

Groupe RIFSEEP: 1Vos activités principalesL'assistant(e) de direction assure principalement le secrétariat de la sous-préfète et assiste le secrétaire général. Ce rôle d'interface exige des qualités relationnelles, organisationnelles et des capacités d'adaptation particulières:Secrétariat de la sous-préfète, en lien avec les secrétariats préfectoraux (90%)-Enregistrer le courrier préfectoral en veillant au respect des échéances et application des procédures-Assurer la réception des appels téléphoniques destinés à la sous-préfète et au secrétaire général-Assurer la gestion des boites fonctionnelles et l'archivage documentaire-Assurer la gestion de l'agenda électronique, planifier, organiser les réunions et les déplacements, veiller à la préparation des dossiers quotidiens en lien avec les pôles concernés-Contribuer à l'organisation d'évènements-Mettre en forme les projets de courriers-Participer à la diffusion de l'information- Veiller au fonctionnement administratif et logistique- Assurer des missions transversales comme référent archivageAssistance administrative(10%)-Secrétariat des sous-commissions d'arrondissement de sécurité et d'accessibilité: transmission des procès-verbaux des commissions et visites ERP, en lien avec la DDT, le SDIS et les mairies- Si besoin, accompagner la personne chargée de la gestion des expulsions locatives et soutenir la personne chargée du greffe des associations- Répondre aux besoins d'accueil et d'assistanceVotre environnement professionnelLa sous-préfecture de Figeac est le relais des missions de la Préfecture. Elle concourt au maintien de la sécurité et de l'ordre public, coordonne l'action territoriale l'État et participe à la mise en oeuvre des politiques interministérielles dans l'arrondissement.Activités du serviceLa sous-préfecture assure une mission de conseil auprès des collectivités territoriales en les accompagnant dans leurs projets, en les conseillant dans le cadre du pré-contrôle de légalité ou en assurant le suivi des conseils municipaux: élections municipales et élections partielles en cours de mandat. Elle porte également une attention particulière aux spécificités de l'arrondissement et participe activement à son développement économique. Elle assure le fonctionnement habituel des services rendus à la population en particulier lors de l'accompagnement de l'usager.Composition et effectifs du serviceEffectif total de la sous-préfecture: 10-1 membre du corps préfectoral- 6 agents administratifs- 2 agents techniques C- 1 volontaire de service civiqueLiaisons hiérarchiquesSous-préfète de Figeac; secrétaire générale de la sous-préfectureLiaisons fonctionnellesMinistère, Préfecture, Directions Départementales Interministérielles, élus, collectivités locales, entreprises, associations...

Vos compétences principales mises en oeuvreConnaissances techniquesAvoir des compétences juridiques : niveau initié requisConnaître l'environnement professionnel :niveau maîtrise requisAvoir des compétences en informatique - bureautique :niveau maîtrise requisSavoir-faireSavoir analyser : niveau maîtrise requisSavoir rédiger :niveau maîtriserequisSavoir s'organiser :niveau maîtrise requisSavoir travailler en équipe :niveau maîtriserequisSavoir appliquer la réglementation :niveau maîtriserequisSavoir-êtreAvoir le sens des relations humaines :niveau maîtriserequisSavoir s'adapter :niveau maîtriserequisSavoir communiquer :niveau maîtriserequisSavoir accueillir :niveau maîtriserequisSavoir s'exprimer oralement :niveau maîtriserequisVos perspectivesPoste diversifié et évolutif permettant de développer des compétences à valoriser au sein du réseau des préfectures, sous-préfectures ou en interministériel, à l'occasion d'une promotion ou dans le cadre d'une mobilité.Durée attendue sur le poste :3 à 5ans