Secrétaire - Agent d'Administration au Secrétariat H/F - AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDService d'affectationSERVICE APPROVISIONNEMENT ET DISTRIBUTION - NANTERREPrésentation du serviceLe service Approvisionnement et Distribution assure, pour le compte des hôpitaux de l'AP-HP, les fonctions de centrale d'approvisionnement et de distribution en relation avec les industries pharmaceutiques et biomédicales. Les produits concernés sont les médicaments, certains dispositifs médicaux, les Denrées Alimentaires Destinées à des Fins Médicales Spéciales (DADFMS) et autres produits de santé admis à l'AP-HP.Il assure la gestion des médicaments de l'EP-HP : stockage et approvisionnement des PUI des établissements de santé en France Métropolitaine et dans les DROM-COM.Le secrétariat du Service Approvisionnement et Distribution est un secrétariat central, assurant l'ensemble des tâches de secrétariat du service composé de 4 unités fonctionnelles : Assurance qualité, Rétrocession, Approvisionnement et Logistique.COMPOSITION DE L'EQUIPEL'équipe de secrétariat est constituée de 3 personnesVos missionsRédaction des courriers pour l'ensemble du SADAssurer la réponse téléphonique pour le serviceSuivi et mise à jour de l'ensemble des documents internes au SADTenue de l'agenda et gestion des appels téléphoniques pour le Chef de Service du SADGestion du courrier entrant et sortantDiffusion des informations aux hôpitaux de l'AP-HP et hors AP-HPOrganisation et diffusion du planning des Astreintes Pharmaceutiques SeniorDiffusion du planning mensuel des permanences du SADDiffusion du tableau de garde des internesOrganisation et préparation du matériel nécessaire aux réunionsPrise de notes pendant les différentes réunions du service si besoin, rédaction des comptes rendusAccueil et prise en charge des visiteurs à l'accueilClassement, mise à jour et archivage de tous les documents diffusés en interne et en externeGestion des demandes de fournitures de bureau pour le SADParticipation à l'inventaire annuel du serviceRéceptionner, traiter et distribuer le courrier dans les différentes unités fonctionnelles du service,Suivre les indicateurs d'activité du secrétariatParticipation à la formalisation des documents du serviceProfil recherchéSAVOIR FAIRE REQUISMaîtriser Word, Excel, Ppt (si possible autres logiciels métiers APHP)Planifier et organiser ses activitésCommuniquer : savoir s'adapter aux différents interlocuteursQUALITES PROFESSIONNELLESDiscrétionOrganisation, rigueur, méthode, Gestion des priorités Esprit d'équipe Rapidité, efficacité Disponibilité Dynamisme GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELSTravail sur écranPort des EPI Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailTravail sur une amplitude horaire 7h/7h30 en temps plein, du lundi au vendrediTélétravailNonVos avantages à l'AP-HPEn rejoignant l'AP-HP, vous bénéficierez notamment des avantages suivants :Prise en charge de 75 % du Pass NavigoAccès à une offre de restauration à tarifs préférentielsPrestations proposées par l'AGOSPAP (loisirs, vacances, billetterie, etc.) à tarifs préférentiels (pour les agents titulaires et les CDD sur un poste permanent)Supplément Familial de Traitement (SFT) selon votre situation familialePlateforme « Hoptisoins »Description de l'hôpitalTout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en oeuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux et informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP.Référence de l'offre2026-23161