Agent Polyvalent en Charge de l'Accueil des Publics et d'Actes de Secrétariat Courant H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Poste à temps non complet 18h semaineSous l'autorité de la Directrice Générale Adjointe en charge de la Direction générale adjointe des Moyens Généraux, vous intervenez en binôme pour assurer un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des usagers de la communauté de communes.Missions principales- Accueil téléphonique et physique des visiteurs (avec amabilité pour un accueil valorisant la CCVS ou des structures connexes)- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, identifier et gérer les demandes et leur degré d'urgence- Prendre des messages et les restituer efficacement pour une instruction et un traitement des dossiers par les services- Adapter son intervention aux différents publics - Apporter une réponse sur mesure aux visiteurs, savoir les orienter et les mettre en relation avec les services- Gestion du courrier (enregistrement, tri, scan et affranchissement du courrier sortant) et des courriers électroniques de la boîte mail générale- Renseigner sur les divers services et missions exercées par la CCVS, France Service ... ainsi que sur les dispositifs existants des partenaires- Constituer, actualiser (minimum mensuellement) et diffuser un fonds documentaire (brochures, affiches ...) - Vérification des dossiers réceptionnés à l'accueil (ALSH, VAE ...)- Distribution des fournitures administratives et suivi du stock en lien avec le 2ème agent d'accueilActivités accessoires / secondaires :- Gestion des visiobus (gestion des réservations, de la remise des clés, des état des lieux entrants et sortants ...)- Photocopies et reliures de dossiers pour l'ensemble des services, mise sous pli et affranchissement des courriers à envoyer en nombre, inauguration, etc. - Préparer les moments de convivialité de la collectivité (café, pot etc) et, le cas échéant, gestion des achats et de l'intendance - Rédaction de courriers types en lien avec les différents services concernés

DIPLÔMES / COMPETENCES REQUISESNiveau de diplôme : idéalement Bac +2 Agent administratif disposant d'une expérience significative en matière d'accueil en collectivités territoriales (expérience exigée).QUALITÉS ATTENDUES - Connaissances des outils de communication, des techniques d'accueil et règles téléphoniques,- Aisance relationnelle et capacité d'écoute. - Maitrise de l'écrit et de l'oral ; orthographe parfaite.- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel et powerpoint) et des règles générales de secrétariat.- Autonomie- Esprit d'initiative- Gestion du temps, planification, méthode.- Médiation, résolution de conflit.- Intégrité, impartialité, grande discrétion.- Capacité à travailler tant en autonomie qu'en équipe.- Capacité d'adaptation.- Curiosité et investissement personnel (se tenir informé(e) de la vie de la collectivité et ses instances).RELATIONS FONCTIONNELLES- Relation avec les publics.- Relations fréquentes avec les différents services de la collectivité, avec les élus et les différents partenaires.