Gestionnaire de Scolarité H/F - Université de Strasbourg

Nom du service : ScolaritéNombre d'agents du service : 7Nombre d'agents à encadrer (éventuellement) : -Lieu d'exercice : Télécom Physique Strasbourg - Pôle API - 300, boulevard Sébastien Brant -67412 Illkirch cedex
CDD 12 moisDémarrage à compter du 13/09/2026 jusqu'au 31/08/2027Catégorie : C Corps : Adjoint technique de recherche et de formationEmploi ouvert aux agents contractuels uniquementRémunération selon grille de la Fonction PubliqueAffectation : Télécom Physique StrasbourgMissionLe/la gestionnaire est responsable de l'organisation des périodes de stages pour les diplômes d'ingénieur généraliste, Technologies de l'Information pour la Santé et Informatique et Réseaux. Il/elle organise l'ensemble des examens des diplômes d'ingénieur hors formation en alternance. Il/elle gère l'organisation des forums CPGE. Il/elle participe, sous le contrôle du Directeur des Études, aux tâches de gestion courantes du service de scolarité.Activités principalesAccueil et renseignement des élèves-ingénieursGestion administrative de la publication des offres de stages et des conventions de stages,Gestion des examens: mise en place du planning, préparation des documentsGestion des forums CPGEGestion des absences de tous les élèves-ingénieursAffichage des sallesActivités associéesParticiper au bilan annuel Services Publics + et être force de proposition pour cette démarche (plan d'actions, retour d'expérience, etc.)Participation à diverses tâches administratives : secrétariat, inscriptions, élaboration de listes, de tableaux...Archivage de l'ensemble des documents du service de scolarité.

Connaissances sur l'environnement professionnelConnaissances sur l'organisation générale et le fonctionnement d'une université et d'une école d'ingénieursL'activité nécessite de savoir utiliser les outils informatiques administratifs : tableur EXCEL, traitement de texte WORD, messagerie, utilisation InternetConnaître les règles en matière de stages et examens.Savoir-faire opérationnelCompétence linguistique : compréhension orale en anglais.Maîtrise indispensable de logiciels spécifiques à la scolarité tels que APOGEE, JOB TEASER, EsupStage, ESignature.Maitriser l'expression orale et les techniques d'accueil.Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphone, ...).Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en fonction des échéances et contraintes.Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres.Polyvalence.Savoir-faire comportementalAvoir un bon relationnel avec les étudiants. Savoir travailler en équipe.Être organisé, autonome et faire preuve de capacité d'adaptation.Faire preuve d'initiative afin d'améliorer le travail.L'agent doit également être capable d'appliquer les consignes données, et de respecter les plannings. Respecter la confidentialité des informations.Communiquer à la hiérarchie les difficultés rencontrées