Assistant de Direction Pôle Filière Femme Mère Enfant et Pôle Anesthésie-Réanimation H/F - Centre Hospitalier Universitaire de Bordeaux

Assistant(e) de direction

Missions générales :

o Assurer le fonctionnement courant du secrétariat du directeur de pôles

o Gérer l'agenda, les rendez-vous et les déplacements

o Organiser les réunions et préparer les dossiers

o Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes

o Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus

o Assurer le classement et l'archivage

o Traiter le courrier et les mails

o Enregistrer les ordres de missions et suivre les demandes de remboursement de frais

o Assurer le suivi administratif des dossiers confiés

o Préparer les éléments nécessaires aux réunions institutionnelles

o Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord de suivi

Gestion administrative des conventions de mécénat et des partenariats

• Assurer le suivi administratif des conventions de mécénat et de partenariat

• Veiller à la complétude des dossiers avant leur instruction et au respect des procédures internes

• Assurer la coordination avec les directions fonctionnelles (Secrétariat général, Direction des affaires juridiques, Direction des finances...)

• Assurer le suivi des signatures, échéances, renouvellements et avenants

• Garantir la traçabilité documentaire des conventions

Organisation d'événements institutionnels (RMEF, Pièces Jaunes, Mickey ...)

• Piloter l'organisation administrative et logistique des événements institutionnels (colloques, manifestations, réunions partenariales...)

• Élaborer des rétroplannings

• Coordonner les intervenants, les partenaires et les prestataires

• Gérer les invitations, les inscriptions et les confirmations

• Réserver les espaces, les équipements et les prestations

• Préparer les supports de présentation

• Organiser l'accueil des intervenants et des participants

• Assurer la coordination opérationnelle le jour des événements

• Assurer le chiffrage et le suivi budgétaire en lien avec les directions concernées

Missions communes au secrétariat de direction :

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Compétences

Compétences techniques

· Techniques d'assistanat de direction

· Organiser et prioriser les activités

· Concevoir des outils de suivi et des tableaux de bord

· Maîtrise des logiciels de bureautique (Outlook, Teams, Word, Excel, Powerpoint) et des outils collaboratifs

· Fonctionnement des établissements publics de santé

· Environnement réglementaire du mécénat et des partenariats

· Techniques rédactionnelles

Compétences relationnelles et organisationnelles

• Discrétion

• Réactivité et esprit d'initiative

• Sens du travail en équipe

• Disponibilité