Assistant de Direction Pôle Filière Femme Mère Enfant et Pôle Anesthésie-Réanimation H/F - Centre Hospitalier Universitaire de Bordeaux

Assistant(e) de direction Missions générales :o Assurer le fonctionnement courant du secrétariat du directeur de pôleso Gérer l'agenda, les rendez-vous et les déplacementso Organiser les réunions et préparer les dossiers o Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externeso Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et comptes renduso Assurer le classement et l'archivageo Traiter le courrier et les mailso Enregistrer les ordres de missions et suivre les demandes de remboursement de fraiso Assurer le suivi administratif des dossiers confiéso Préparer les éléments nécessaires aux réunions institutionnelleso Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord de suiviGestion administrative des conventions de mécénat et des partenariatsAssurer le suivi administratif des conventions de mécénat et de partenariatVeiller à la complétude des dossiers avant leur instruction et au respect des procédures internesAssurer la coordination avec les directions fonctionnelles (Secrétariat général, Direction des affaires juridiques, Direction des finances...)Assurer le suivi des signatures, échéances, renouvellements et avenantsGarantir la traçabilité documentaire des conventionsOrganisation d'événements institutionnels (RMEF, Pièces Jaunes, Mickey ...)Piloter l'organisation administrative et logistique des événements institutionnels (colloques, manifestations, réunions partenariales...)Élaborer des rétroplanningsCoordonner les intervenants, les partenaires et les prestatairesGérer les invitations, les inscriptions et les confirmationsRéserver les espaces, les équipements et les prestationsPréparer les supports de présentationOrganiser l'accueil des intervenants et des participantsAssurer la coordination opérationnelle le jour des événementsAssurer le chiffrage et le suivi budgétaire en lien avec les directions concernéesMissions communes au secrétariat de direction :o&nbs...

CompétencesCompétences techniques · Techniques d'assistanat de direction· Organiser et prioriser les activités· Concevoir des outils de suivi et des tableaux de bord· Maîtrise des logiciels de bureautique (Outlook, Teams, Word, Excel, Powerpoint) et des outils collaboratifs· Fonctionnement des établissements publics de santé· Environnement réglementaire du mécénat et des partenariats· Techniques rédactionnellesCompétences relationnelles et organisationnellesDiscrétionRéactivité et esprit d'initiativeSens du travail en équipeDisponibilité