Assistant Particulier·ère du Préfet et de la Directrice de Cabinet H/F - Service Public

Groupe RIFSEEP : 1Vos activités principales :- Tenue de l'agenda du préfet et du directeur de cabinet, prises de rendez-vous, gestion des réunions en lien avec les services concernés, édition des programmes journaliers.- Contribution à la préparation des dossiers du préfet et du directeur de cabinet, en lien avec les services concernées (en particulier DCLCI, BRECI, BSI, BSC, SGCD).- Réception et filtrage des appels téléphoniques.- Gestion des visio/audio-conférences.- Dactylographie de courriers, notes et documents divers.- Présentation et organisation des réceptions du préfet en lien avec le personnel de résidence: - mise à jour des invités - envoi des invitations - réalisation du plan de table - réalisation du menu - tenue du livre de cave.- Accueil téléphonique et introduction des personnalités dans le cadre des audiences et des invitations.- Circulation des parapheurs entre les différents membres du corps préfectoral, en lien avec l'ensemble des secrétaires particulières.- Gestion et suivi des congés du corps préfectoral.- Suivi des permanences des membres du corps préfectoral.- Gestion des aspects logistiques de la prise de fonction de préfet et du directeur de cabinet.- Suivi des instructions signalées par le préfet.- Suivi du courrier réservé.- Suivi du budget de la résidence préfectorale et gestion comptable des réceptions (prise en compte des dépenses, traitement de celles-ci en lien avec le SGCD).- Gestion des demandes urgentes.Votre environnement professionnelActivités du service :Le secrétariat du préfet et du directeur de cabinet est en lien avec tous les acteurs de la vie locale quels qu'ils soient et en particulier avec les services de l'État du département placés sous l'autorité du préfet (SGCD, DC, DDT, DDETSPP, UD DREAL, DSC, BRECI, DCLCI) mais également les autres services ou opérateurs de l'État (UDAP, ARS, DSDEN, DDFIP, SDJES)...Il s'articule plus particulièrement avec les services du cabinet (BRECI, DSC, BSI, BSC).Le secrétariat transmet les commandes de l'autorité préfectorale et relaie les informations.Composition et effectifs du secrétariat :1 binôme composé de 2 agents cat C.Liaisons hiérarchiques :Le préfet, la directrice de cabinet.Durée attendue sur le poste : 5 ans.

Vos compétences principales mises en oeuvreConnaissances techniques :Connaissance de l'environnement professionnel / niveau expert - requisConnaître les différents services de l'État / niveau maîtrise - requisAvoir des compétences en informatique / niveau maîtrise - requisAvoir des compétences juridiques / niveau pratique - requisAvoir des compétences budgétaires et financières et comptables / niveau pratique - requisSavoir-faire :Capacité à travailler dans l'urgence / niveau pratique - requisTravailler en binôme / niveau maîtrise - requisSavoir accueillir / niveau expert - requisSavoir communiquer / niveau maîtrise - requisSavoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requisSavoir analyser / niveau pratique - requisSavoir rédiger / niveau pratique - requisSavoir s'organiser / niveau maîtrise - requisSavoir-être :Savoir être disponible / niveau expert - requisCapacité à gérer des situations de stress / niveau pratique - requisSavoir être discret / niveau expert - requisSavoir être autonome / niveau pratique - requisSavoir être réactive / niveau maîtrise - requisSavoir être créative / niveau pratique - requisSavoir être méthodique / niveau maîtrise - requisSavoir s'adapter / niveau maîtrise - requisSavoir être diplomate / niveau maîtrise - requisVos perspectives :Ce type de poste permet de maîtriser les missions des différents services préfectoraux et extérieurs, offrant une solide culture administratives générale qui aide à la préparation des concours de niveaux supérieurs.