Assistant de Direction Dqrju H/F - Service Public

POSITION DANS LA STRUCTURELiaisons hiérarchiques :- Directrice en charge de la qualité, gestion des risques, affaires juridiques, relations usagers/cultes, admissions, majeurs protégés.- Adjointe de la Directrice DQRJU et Responsable des Affaires juridiquesLiaisons fonctionnelles :- Encadrement et équipes des services de la DQRJU ;- Directeur de l'établissement et équipe de direction ;- Président et Vice-Président de la CME ;- Directions fonctionnelles et responsables de pôles ;- Equipes de soins / Chefs de Pôles, Cadres soignants ;- Instances de l'établissement et Comités liés à la DQRJU.
DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTEL'assistant(e) fait partie de la direction qualité, gestion des risques, affaires juridiques, relations usagers/cultes, admissions et tutelles.Il/Elle assiste la directrice et son adjointe dans toute la démarche concernant ses services et assure notamment :- L'organisation et le suivi du secrétariat de la directrice qualité, gestion des risques, affaires juridiques, relations usagers, admissions et tutelles ;- L'organisation, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés à la Direction ;- La préparation et le suivi des dossiers de la directrice DQRJU et de son adjointe ;- La prise de note et la rédaction de documents en lien avec la DQRJU ;- L'organisation et la gestion logistique des réunions et événements ;- La gestion documentaire et archivage (papier et numérique).Il/elle entretient des liens fonctionnels avec tous les services internes et externes de l'établissement.Missions générales :- Gestion de l'agenda de la directrice DQRJU et de son adjointe ;- Préparation et organisation de réunions, visites, conférences, événements ;- Prise de notes, saisie, compte-rendu, mise en forme des documents et diffusion ;- Organisation et suivi des staffs de la DQRJU et des projets de la Direction ;- Accueil des personnes : professionnels, patients, famille, partenaires extérieurs, etc. ;- Gestion des appels téléphoniques, courriers et messages électroniques : répartition, traitement, diffusion, archivage ;- Organisation classement et archivages des données, des informations, des documents de diverses natures papier et informatique ;- Création, gestion et mise à jour des bases de données, des graphiques, organigrammes, planning, etc. ;- Recensement, gestion et suivi des congés des agents (Agiletime) ;- Logistique de la DQRJU (Commandes, bons travaux, gestion de stocks, fournitures, réservations des salles, saisie, suivi, contrôle, relance, etc.).Autres missions permanentes : En lien avec les services de la DQRJU :- Elaboration de documents et de formulaires à destination de la communauté hospitalière ; Bilan et suivi du projet usagers du projet d'établissement- Gestion de l'Intranet (pages DQRJU) : mise en ligne et modifications des pages/documents et informations régulières sur la page accueil, etc.- En lien avec le service des relations usagers : réception, enregistrement et suivi des demandes d'informations médicales et des questionnaires de satisfaction.Missions ponctuelles :- Instaurer une transversalité dans le travail de l'équipe entre le secrétariat et les services de la DQRJU fondée sur le partage et la solidarité : une graduation des urgences et une gestion à minima de certaines missions et dossiers.- Répondre aux besoins urgents avec une prise en charge coordonnée et continue entre les professionnels de la DQRJU.