Adjoint Administratif Principal 2Ème Classe Hospitalier en Foyer d'Accueil d'Urgence H/F - Service Public

Service Administratif du Foyer de l'Enfance- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du Foyer départemental de l'enfance.- Assister la direction, les chefs de service et les autres membres de l'équipe médico-psychologique dans l'organisation de leurs activités et du travail des équipes.- Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité.- Gérer, saisir et classer les informations relatives aux dossiers des enfants accueillis.- Assumer le traitement direct de certains dossiers selon les modalités définies avec l'encadrement.
Accueil- Recevoir, assurer une première réponse et, ou orienter les appels téléphoniques.- Accueillir physiquement le public, les professionnels et les partenaires.- Gérer le suivi des entrées et sorties du public (fiches de rendez-vous ou liste émargement)- Gestion du portail (ouverture pour les entrées et sorties des personnes hors agents)- Réceptionner colis, courriers recommandés, livraisons autres qu'alimentation.- Surveiller ponctuellement un enfant ou deux au secrétariat du rez-de-chaussée.Secrétariat- Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme...).- Assurer le secrétariat de la direction, des chefs de service, de l'équipe médico-psychologique, des groupes éducatifs.- Assurer la gestion administrative des dossiers des enfants de leur création à l'archivage.- Mise à jour dans l'arborescence et OCEALIA de tous documents du dossier administratif de l'enfant- Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l'archivage des revues, livres, catalogue de formation, etc...- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.- Effectuer la réception, le tri, la distribution et l'affranchissement et l'envoi du courrier avec scan et enregistrement informatique arborescence et/ou océalia si besoin.- Gestion des mails depuis messagerie OUTLOOK: boite personnel - FDE entrant ou sortant avec diffusion - scan - renommer et classement arborescence et/ou Océalia- Gérer la reprographie.- Effectuer des transports divers (Enfants, CD, DRH, SMMR...).- Diffusion courriers en interne vers le Conseil départemental (bureau du courrier ou DRH)- Travailler en partenariat avec les membres de l'équipe (relais en cas d'absence d'une).- Participer à la continuité de service.Contribution aux activités de la Direction- Gérer et organiser les agendas- Gestion du calendrier Outlook FDE et diffusion aux agents- Gestion et diffusion des plannings d'Astreintes Cadres- Suivre la planification et garantir l'organisation logistique des réunions (salle, matériel...).- Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du FDE.- Participer au recueil et à l'exploitation des données concernant les enfants accueillis (statistiques, tableaux de bord...).- Préparer les dossiers examinés dans les commissions et instances et assurer leur suivi (bilans, synthèses...).- Suivre les dossiers spécifiques: Commission de surveillance, projet de service, comité de pilotage en fonction des dossiers en cours.- Recueillir régulièrement les informations actualisées pour les diffuser à l'ensemble des agents du FDE.

Permis BSOUHAITECompétences techniques :- normes rédactionnelles- utilisation des outils bureautiques- technique d'accueil et de secrétariat- procédures administratives internes et interinstitutionnelles- domaine social et législation socialeCompétences relationnelles :- Disponibilité- Aisance relationnelle- Adaptation à son interlocuteur- Discrétion, confidentialité, secret professionnel- Rigueur, organisation- Gestion du temps et des priorités- Sens du service- Travail en équipe- Dynamisme, réactivité- Autonomie, prise d'initiative