Référent Administratif et Financier H/F - Université de Bordeaux

MissionsEn tant que référent(e) administratif(tive) et financier(ère) de l'UF SDI, vous assurez la gestion et le suivi des activités administratives de l'unité (dossiers, conventions, procédures et reporting). Vous veillez à la mise en place des budgets initial et rectificatif et assurez le suivi de l'exécution budgétaire. Vous contribuez au contrôle de gestion ainsi qu'à la production des documents administratifs et financiers nécessaires au pilotage de l'UF SDI.Vous collectez et contrôlez les dossiers de recrutement des vacataires intervenant dans les formations de l'UF SDI. Enfin, vous encadrez les personnels BIATSS placés sous votre responsabilité directe et contribuez à l'amélioration de l'organisation administrative de l'UF, en lien avec la Direction du Collège.
Activités principalesManagement de l'équipe administrative de l'UF SDIAssurer toutes les missions liées au management d'équipe : gérer les congés / le télétravail, organiser les réunions, gérer les entretiens professionnels, accompagner les collèguesParticiper aux réunions du Collectif Managérial piloté par la DAFCI du Collège ST et la responsable des financesRéfléchir à une évolution de l'organisation administrative de l'UF SDI en lien avec les décisions et informations partagées en Collectif Managérial ou en Comité des directeursActivité administrative de gestionAssurer l'interface entre l'UF SDI et les services administratifs de niveau intermédiaire (Collèges, Départements, IUT).Assurer la programmation et le fonctionnement des comités, commissions et conseils de l'UF et en rédiger les comptes rendus.Faire appliquer les directives, circulaires et instructions, et suivre l'évolution de la réglementation et des techniques du domaine géré.Assurer la circulation de l'information au sein de l'UF SDI et contribuer à la cohérence de la communication externe de l'UF.Gérer en coordination avec les répartiteurs de l'UF SDI les services d'enseignement à l'aide de l'application SGSE.Collecter et contrôler les dossiers de recrutement de vacatairesÊtre le relai des situation à traiter avec le Collège et pour les enseignants de l'UFActivité financièreÉlaborer le budget de l'UF SDI et assurer le suivi de son exécution (budget 700K€)Assurer la planification, la collecte et la mise en forme de tous les documents concernant la gestion financière de l'UF SDI, en s'assurant en particulier du respect des procédures des marchés publics, de l'éligibilité des dépenses sur contrats Région, ANR, IdexAccompagner les collègues réalisant des actes de gestion financièreAssurer la qualité et la régularitédes actes financiers et comptables en s'appuyant sur le contrôle interneFiabiliser l'inventaire de l'unité de formation

Titulaire a minima du Baccalauréat, vous disposez d'une expérience dans la gestion administrative et financière, idéalement acquise au sein de la fonction publique ou d'un établissement public d'enseignement supérieur. Une expérience sur un poste similaire constitue un atout, de même qu'une expérience en encadrement d'équipe, qui est fortement recommandée.Vous maîtrisez les principes de la gestion administrative, budgétaire et financière d'un établissement public et disposez de connaissances en matière juridique appliquée à votre domaine d'activité. La connaissance des outils de gestion financière et administrative tels que eVacataire, GFC-dépenses/recettes ou SGSE serait appréciée.Vous faites preuve d'une grande polyvalence et êtes capable de gérer des missions variées avec autonomie, organisation et rigueur. Doté(e) d'un excellent sens relationnel, vous savez communiquer efficacement, travailler en équipe et interagir avec des interlocuteurs variés.Le poste nécessite également des compétences en conduite du changement, notamment en matière de communication, de mobilisation des équipes et d'accompagnement lors d'évolutions organisationnelles.