Assistant de Direction - Decines-Charpieu H/F - Communes

L'assistant de direction a en charge l'assistance de 3 Directeurs : le Directeur du patrimoine et des moyens techniques, le Directeur du développement et attractivité du territoire, et la Directrice de l'environnement et espaces verts. Véritable appui organisationnel, il coordonne les agendas, les réunions, les courriers et les dossiers administratifs, tout en veillant au bon fonctionnement quotidien des services.Missions :- Assurer le secrétariat des trois Directions, en lien avec les trois Directeurs.- Gérer les agendas, planifier les rendez vous et coordonner la logistique des réunions (réservation de salle, préparationsdes dossiers en amont- Saisir des notes, mettre en page et assurer la relecture de certains documents, rédiger des courriers simples.- Mettre à jour les tableaux de bord.- Gérer le courrier (enregistrement et diffusion) et assurer le suivi des parapheurs.- Rédiger et mettre en forme des courriers, compte rendu de réunion, rapports, documents administratifs, supportsvisue ls- Gérer les appels téléphoniques et la messagerie Outlook en assurant un premier niveau de réponses.- Assurer la gestion des déplacements et réceptions (ordres de mission, relations avec les différents interlocuteurs,réservation d hébergement, notes de f rais- Organiser et gérer le classement numérique et physique.- Assurer la gestion des fournitures de bureaux.- Être en relai avec la Direction des ressources humaines concernant la gestion des absences des équipes.- A titre exceptionnel et en cas d absence d agents, assurer l accueil aux usagers de la Mairie annexe.Missions secondaires- Participer à différentes réunions en fonction des besoins des Directions.- Être en assistance sur la mise en place d'outils de suivi de projets, l'élaboration des demandes de subventions, ou la préparation de bilans d'activités.Conditions de travail :- 38h/semaine avec 18 RTT et 25 congés annuels- Rémunération selon les grilles indiciaires du cadre d'emplois + prime « IFSE » mensuelle + Prime « CIA » annuelle + Prime d'Intéressement à la Performance Collective des Services (PIPCS) annuelle- Avantages : titres restaurant, COS (chèques vacances, billetterie...), participation mutuelle et prévoyance, prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics- Lieu d'affectation en Mairie Annexe : 2/4 rue Marcelin Berthelot 69150 Décines-Charpieu (possibilité d'être également mobilisée sur la seconde Mairie Annexe, Place Henri Barbusse)- Télétravail possible

- Formation en gestion administrative ou assistanat de direction- Expérience significative en gestion administrative et/ou assistanat de direction- Connaissance de l environnement des collectivités territoriales- Connaissance en comptabilité publique (un plus)- Très bonne maitrise des outils informatiques (Pack Office, Outlook- Qualités rédactionnelles- Techniques d élaboration et de suivi de tableaux de bord- Capacité à tenir un accueil physique / téléphonique- Sens de l organisation, rigueur et méthode- Capacité à gérer les priorités et planifier les échéances- Capacité à gérer les urgences- Réactivité, autonomie et adaptabilité- Diplomatie et sens de l écoute- Qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe- Discrétion professionnelle- Sens du service public