Secrétaire du Maire - Commune d'Embrun H/F - Communes

Secrétaire du Maire- Accueil physique et téléphonique des usagers et autres interlocuteurs- Renseignement du public sur place ou par téléphone.- Orientation du public vers les services ou élus compétents- Organisation administrative et matérielle des inaugurations de bâtiments, de places ......- Réalisation et mise en forme des travaux bureautiques.- Classement du courrier. Envoi de courriers, convocations, invitations, - Gestion de l'agenda.- Compte- rendus d'essais de sirène- Organisation et planification des réunions, repas de travail.- Organisation et mise en place des cérémonies, médaille du travail, départ à la retraite, départ d'un agent, voeux à la population, voeux aux personnels, autres ...............- Cérémonies militaires : convocations, contacts avec les associations de mémoire, avec l'armée, organisation- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.- Recherches sur Internet.- Gestion réservation, mise en place salle des mariages.- Gestion des commandes, livraisons, suivi et stock des cartouches d'encres des imprimantes,- Gestion des commandes, livraison, suivi et stock du papier.- Gestion des commandes, livraison, suivi et stock des enveloppes, papier en tête.- Gestion des commandes, livraison, suivi et stock des fournitures de bureau des différents services administratifs.- Convocations, compte-rendu Commission Economie, Emploi, Commerces.- Prises de note, retranscriptions comptes rendus, procès-verbal de conseil municipal.- Réalisation de travaux de bureautique d'un autre service.- Ouverture, enregistrement, dispatching du courrier « arrivé » dans les services - Timbrage et expédition du courrier départ des différents services.- Correspondante secondaire en informatique.

- Qualités rédactionnelles.- Rapidité d'exécution des tâches.- Autonomie- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous.- Adaptabilité, rigueur, discrétion et confidentialité sont des qualités indispensables à ce poste.- Connaissance des logiciels de bureautique et des techniques de secrétariat.Logiciels Word, Excel, Power Point, Publisher.Qualité d'organisation, d'écoute, d'accueil, respect des échéances et de confidentialité, réactivité