Agent d'Accueil - État Civil - Amplepuis H/F - Communes

Située entre Rhône (50 min de Lyon) et Loire (30 min de Roanne), Amplepuis, commune de 5 000 habitants et
membre de la dynamique Communauté de l'Ouest Rhodanien, desservie par une gare SNCF avec des lignes
régulières, recherche pour compléter son équipe, un agent d'accueil/etat civil (F/H)

Accueil physique et téléphonique
- Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Renseigner les administrés et les orienter vers le service compétent
- Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre au Maire, aux adjoints ou au
personnel communal
- Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires
-Délivrer des documents administratifs
-Organiser et ranger l'accueil : classement, gestion du courrier, affichage, annuaire téléphonique,
archivage, etc...

État civil - Relations citoyens
-Renseigner les administrés sur les formalités administratives pour les dossiers d'État Civil et de population
puis les réceptionner (Mariages, PACS, Attestation d'accueil....)
-Gestion des demandes de notaires via COMEDEC
-Répondre aux demandes faites via HUBEE.
-Rédiger les actes d'État Civil (reconnaissance parentale, naissance, mariage, décès...)
-Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile...)
-Contrôler l'authenticité des attestations fournies
-Tenue des registres d'Etat-civil (ouverture, clôture, mises à jour, tables annuelles et décennales)
-Délivrer sur demandes des extraits du registre et contrôler le droit à l'acte des demandeurs
-Préparer les baptêmes civils
-Établir les rectifications administratives et reconstitution d'actes
-Gestion du service CNI/passeports en collaboration avec les autres collègues.

Recensement militaire et de la population
-Accueillir le jeune public pour procéder au recensement militaire
-Établir et transmettre les tableaux militaires trimestriels au bureau du service national
-Mettre à jour les fichiers relatifs à la population avec l'aide de la responsable population

Autres missions :
-Remplacer ponctuellement et en cas de besoin, les services ou tâches de ses collègues absents afin d'assurer la continuité du service

Aptitudes

Savoir-faire :
-Connaître la législation de l'état civil
-Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite
-Maîtrise de l'informatique : traitement de texte, tableur, messagerie, Internet, logiciels spécifiques
-Accueil téléphonique et physique
-Connaître l'environnement territorial
-Connaître l'organisation interne de la collectivité : règlements, règles, procédures en vigueur,
l'organigramme, les circuits de prise de décisions, de partage et circulation de l'information, de validation

Savoir-être :
-Disponibilité, autonomie et forte capacité d'adaptation
-Savoir travailler dans l'urgence
-Polyvalent
-Sens de l'organisation, méthode, rigueur, sens des responsabilités, respect des procédures et des normes, réactivité
-Se tenir régulièrement au courant de l'évolution de la réglementation
-Esprit d'initiative, anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
-Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, psychologie, patience
-Confidentialité, discrétion

Conditions de travail
-Diplôme(s) et/ou expérience dans le domaine de l'accueil/état civil fortement apprécié.
-Jours de travail : Lundi et Jeudi journée et le mardi matin (possibilité d'ajouter le mardi après-midi)
-Rémunération statutaire + Titres restaurants + CNAS+ RIFSEEP+ Participation à la prévoyance et à la mutuelle
-Niveau de recrutement : cadre d'emplois des adjoints administratifs (C) à défaut contractuel
-Des formations peuvent vous être dispensées