Responsable du Bureau Accompagnement au Public et aux Tests Internationaux H/F - Service Public

La CLEFF est une nouvelle composante de l'Université Bordeaux Montaigne. Elle accueille depuis le 1er septembre 2023, les étudiant.e.s et les publics de tous horizons et de toutesnationalités, et répond à la demande des adultes en formation continue et des entreprises en matière de formation linguistique et interculturelle ainsi qu'en matière de traduction.Cette composante comprend deux départements: le département d'études du français langue étrangère et le département langues du Monde.Le DEFLE (Département d'Etude du Français Langue Etrangère) propose des formations à la langue française pour des public essentiellement étrangers soit sous forme de cours du jours ou de cours du soir, mais aussi sous forme de stages d'été. Il propose aussi une formation de formateurs pour l'enseignement du français langue étrangère et organise des certifications DELF-DALF de français.Le DLM (Département des Langues du Monde) propose des cours du soir, dans 24 langues (dont la langue des signes française), aux étudiants et non étudiants. Le DLM organise également des tests internationaux et des certifications en languesLa CLEFF comprend une équipe de 12 agents et est structurée en 3 bureaux :Affaires générales et finances, Bureau accompagnement aux publics, et le Bureau formations et certifications.
Vos missions seront les suivantes :A /Responsable du pôle accompagnement au publicAssurer la responsabilité du Bureau accompagnement aux publics, en organisant l'activité de l'accueil des publics avec 2 collègues de catégorie C partiellement positionnés sur ce pôle et deux emplois étudiants.Missions du bureau : accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs), assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service, collecter, traiter, contrôler et conserver des informations dans le domaine de spécialité, constituer des dossiers documentaires et guider les publics dans leur recherche.Un objectif : que chaque visiteur, chaque appel, chaque demande soit pris en charge de manière fluide et professionnelle pour apporter les informations nécessaires. Développer la communication de la composante en lien avec la direction de la communication de l'établissement.Le responsable d'accueil assure également un rôle de soutien technique auprès de ses équipes : il répond à leurs questions, les aide sur les dossiers complexes et s'assure qu'ils disposent de toutes les informations nécessaires pour bien faire leur travail.Lien permanent avec le bureau Affaires générales et finances, et le Bureau formations et certifications pour les sujets partagés. L'agent sera amené à travailler avec le RAF et soutenir la direction de l'établissement en fournissant des indicateurs clés nécessaires au pilotage de l'établissement.Dans le cadre du fonctionnement en équipe du service, des appuis ponctuels seront nécessaires vers les autres pôles et en particulier sur les certifications (surtout CLES-CLUB).Consulter la pour plus de missions

Compétences opérationnelles :- Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint- Communiquer et faire preuve de pédagogie- Accueillir les populations concernées, les informer ou réorienter vers les services compétents- Mettre en oeuvre et optimiser les procédures de gestion,- Utiliser les logiciels de bureautique et les logiciels spécifiques à l'activité- Rédiger des documents simples d'information et de communication- Maîtriser les modes de communication à l'écrit et à l'oral- Trier, hiérarchiser, classer les informations- Gérer la confidentialité des informations et des données- Travailler en équipe- Savoir rendre compteCompétences comportementales :- Rigueur- Sens de l'organisation- Réactivité- Fiabilité- Sens relationnel- Gestion du temps- Gestion du stress