Agent d'Accueil et du Regroupement Familial H/F - Delegation Departementale Nancy

L'agent aura un temps partagé entre deux missions au sein du service. Le poste est situé dans les locaux de la direction territoriale, sis au 2, rue Lafayette, à Metz.En tant qu'agent d'accueil (40 % du temps de travail) :L'agent d'accueil assure l'accueil physique du public. Il fournit un premier niveau d'information et oriente les personnes vers le service compétent (sessions de remise de cartes, convocations administratives ou médicales).Il/elle est le premier interlocuteur de l'usager, à ce titre, il représente l'image extérieure de l'établissement.Il/elle travaille avec un binôme, avec lequel les tâches courantes du service sont partagées : traitement des courriels, du courrier, suivi des appels téléphoniques.En tant qu'agent du regroupement familial (60 % du temps de travail) :L'agent assure l'instruction des dossiers de regroupement familial, avec le portefeuille du département de la Moselle, en relation avec les différents partenaires (mairies, préfectures, consultas). Le portefeuille de dossiers est traité via le portail dématérialisé ou en format papier.Ces missions sont également assurées avec un binôme, avec une notion de continuité de service et de poursuite des missions.En tant qu'agent d'accueil :- Participer à la préparation de la plate-forme d'accueil et des documents à remettre- Assurer l'ouverture de l'accueil aux horaires du public- Gérer les flux de personnes pour l'orientation vers les services internes ou les partenariats externes adéquats- Répondre aux demandes des usagers par téléphone et physique (même sans RDV)- Traiter les courriels et le courrier (informations d'ordre général sur l'établissement, de premier niveau sur les procédures et la réglementation, rediriger les courriels de second niveau en interne vers le service compétent)- Réceptionner les commandes- Affranchir le courrier et aider à la mise sous pli- Ouvrir et redistribuer le courrier aux différents services- Assurer le secrétariat de direction (bordereaux d'envoi et courriers)En tant qu'agent du regroupement familial : - Vérifier les documents et les pièces administratives - Traitement et suivi des dossiers - Saisie des informations sur les applications IMMI2 et RFNG, pour préparer l'ensemble des arrivées des bénéficiaires afin d'assurer leur convocation aux visites médicales et aux sessions de la plateforme d'accueil - Traitement des courriers et des courriels- Classer et archiver les dossiers - Saisies des arrivées RF sur l'application et organisation des VM/VA ou VM - Création des bordereaux pour la préfecture - Répondre aux usagers lors de leur venue en DT (sans RDV) - Travailler avec les partenaires (mairies, préfectures et consulats) - Saisir l'enquêteur logement - Création des relevés d'enquête sur le logement et les ressources (RLR) - Création d'un outil de suivi des dossiers sous forme de tableau Excel - Traiter les retours consulaires - Enregistrer les décisions préfectoralesConnaissances :- Techniques d'accueil du public- Une bonne connaissance des procédures et des missions de l'OFII- Connaissance des applications informatiques métiers - Procédure de RF: réglementation, pièce d'état civil (formation interne)- Normes et critères des enquêtes logement et ressources - Application informatique (IMMI2°- La maitrise d'une langue étrangère serait un plus Envoyer un CV et une lettre de motivation à l'attention de Mme La directrice territoriale de l'OFII de Metz.

Experience: 1 An(s) - sur le meme type de posteCompétences: Organisation du système sanitaire et social,Accueillir, orienter, renseigner un public,Evaluer régulièrement les besoins de la personne ou de la famille,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité socialeListe des qualités professionnelles:Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.