Agent d'Accueil de Communication d'Appui Administratif et Logistique H/F - Rectorat de Martinique

Sous l'autorité fonctionnelle du Directeur du GIP-FCIP, vous contribuez au bon fonctionnement de la structure en assurant des missions polyvalentes, d'accueil, de communication, d'appui administratif et logistique.À ce titre, vous êtes chargé(e) de :assurer l'accueil physique et téléphonique des publics, partenaires, intervenants et prestatairesactualiser la communication interne et externe du GIP-FCIPcontribuer à l'organisation administrative et logistique des activités, réunions, instances, concours, formations et événementsplanifier l'occupation des salles, assurer la disponibilité des espaces, du matériel et faciliter les interventions des prestatairesparticiper au bon fonctionnement des locaux et des équipements en lien avec les services compétentsActivités principales :Accueil public et relations usagersAccueillir, renseigner et orienter les publicsGérer les appels, courriers et informationsGarantir la qualité de l'accueil et la confidentialité des informationsGestion des salles, réunions, concours et intervenantsAssurer le suivi du planning des sallesPréparer les salles, les convocations et les moyens matériels nécessairesAccueillir les intervenants, prestataires, membres de jury et candidatsCommunication interne et externeRecueillir, organiser et diffuser les informationsParticiper à la création et à la mise à jour des supports de communicationContribuer à la valorisation des événements et actions du GIP-FCIPLogistique, matériel et locauxAssurer le suivi des fournitures et équipementsRéceptionner les livraisons et signaler les anomaliesVeiller au bon état des locaux et suivre les demandes de maintenanceAppui administratif, achats et commandesRéaliser les prospections auprès des fournisseurs et collecter les devisPréparer les éléments nécessaires aux commandesAssurer le suivi des commandes, livraisons, stocks et tableaux de bordAppui informatique de premier niveauInstaller les équipements nécessaires aux réunions et événementsSignaler les incidents techniquesMettre en forme les documents administratifs courantsCette présentation des missions n'est pas exhaustive. La fiche de poste détaillée sera remise à la personne recrutée lors de sa prise de fonctions. Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des nécessités de service.

Vous disposez d'un bon sens de l'accueil et du service, êtes organisé(e), rigoureux(se), polyvalent(e) et appréciez le travail en équipe. Vous maîtrisez les outils bureautiques courants et savez gérer plusieurs activités simultanément dans le respect des procédures et de la confidentialité.Connaissances souhaitées : Fonctionnement général d'un GIP et d'un environnement académiqueRègles d'accueil du public, de communication professionnelle et de confidentialitéNotions relatives aux achats courants : devis, mise en concurrence, bon de commande, réception et service faitRègles de base en hygiène, sécurité, entretien des locaux et prévention des risquesUtilisation des outils bureautiques courants : messagerie, traitement de texte, tableur, agenda partagé, outils de visioconférenceCompétences opérationnelles recherchées : Organiser son activité, prioriser les urgences et respecter les procédures internesAccueillir, renseigner, orienter et transmettre les informations de manière fiableMaîtriser les outils basiques de communication, de travail collaboratif et de bureautiqueÊtre capable de préparer et suivre des dossiers simples : devis, commandes, convocations, tableaux de suivi, plannings de sallesInstaller et vérifier le matériel nécessaire aux réunions, concours, formations et événementsQualités requises : Sens du service public et qualité d'accueilPolyvalence, adaptabilité et esprit d'initiative dans le cadre fixéRigueur, méthode et fiabilité dans le suivi administratif et logistiqueBon relationnel, travail en équipe et communication claireDiscrétion professionnelle, confidentialité et présentation soignéeRéactivité, autonomie encadrée et capacité à alerter en cas de difficulté