Assistant·e de Cabinet de la Présidence - 279 H/F - Université de Toulouse

Le cabinet assiste la présidente et les membres de l'équipe politique dans la réalisation de l'ensemble de leurs missions, notamment en assurant le lien avec les services de l'administration placés sous la direction du Directeur Général des Services.L'assistant.e de cabinet est placé.e sous l'autorité directe de la cheffe de cabinet.
Missions :L'assistant.e du cabinet assure:-L'appui à la gestion courante du cabinet-l'assistance logistique et administrative de la présidente et des son équipeActivités:Organiser l'activité professionnelle de la présidente et de l'équipeGestion des agendas et prises de rendez-vousPlanification et gestion des déplacements (mission, réunions, conférences et colloques)Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers)Filtrage et gestion des appels téléphoniques à l'intention de la présidente et du cabinetAccueil physique et téléphonique des interlocuteurs en les renseignant et en les orientantGestion du courrier entrant et sortantMise en forme de documentsClassement et archivage de dossiersSuivi du circuit des parapheursGestion et traitement de la messagerieAppui à l'organisation générale du cabinet:Définir et mettre en oeuvre des procédures de gestion et d'organisation facilitant le traitement de l'information interne et externeParticipation à des projets transversaux portés par la présidenceParticipation à l'organisation des réceptions, cérémonies, et événementsMise à jour de fichiers de données, produire des tableaux de bordMise à jour de l'intranetParticipation et rédaction de comptes rendus de réunionsParticipation aux réunions de direction de l'équipe présidentielle avec rédaction des relevés de décisionConditions particulières:Le poste exige souplesse horaire et disponibilité, ainsi qu'une capacité à gérer des situations d'urgence dans les périodes de surcharge de travail.

CONNAISSANCES:- Bonne connaissance des circuits de l'université et de la règlementation de base qui régit l'université- Parfaite maitrise des tâches d'assistance de direction- Techniques d'élaboration de documentsSAVOIRS-FAIRE:- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe- Savoir rendre compte- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie- Mettre en oeuvre des procédures et des règles- Savoir s'exprimer oralement avec aisance- Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité- Avoir de réelles qualités rédactionnelles- Mettre en oeuvre les techniques de classementSAVOIRS COMPORTEMENTAUX :- Qualités relationnelles- Esprit d'équipe- Autonomie- Sens de l'initiative- Sens de l'organisation- Loyauté- Rigueur/Fiabilité- Disponibilité et discrétionDiplôme BTS Support à l'action managériale souhaitéeExpérience similaire fortement recommandé.Compte tenu de la fermeture administrative de l'Université du 26 juillet au 17 août, nous vous remercions de bien vouloir tenir compte d'un délai de réponse exceptionnellement plus long durant cette période