Secrétaire Médical - Service Hospitalisation à Domicile H/F - Centre Hospitalier Châteauroux-Le Blanc

Missions du serviceLe service HAD a pour mission principale de prendre en charge des patients à leur domicile pour des soins habituellement dispensés en milieu hospitalier, dans le cadre d'une alternative à l'hospitalisation conventionnelle. Il s'intègre pleinement dans le parcours de soin coordonné et personnalisé du patient.Il assure la continuité des soins hospitaliers à domicile.Il réduit ou évite les hospitalisations en établissement.Il favorise le retour à domicile dans des conditions de sécurité et de qualité.Il préserve la qualité de vie du patient dans un environnement familier.La secrétaire exerçant au sein d'un service d'HAD assure un rôle de coordination, de gestion administrative, et de soutien aux équipes médicale et paramédicale.Elle est en charge de la facturation des actes pour les IDEL.Elle contribue au bon déroulement de la prise en charge des patients à domicile tout en veillant au respect des procédures médico-administratives et des exigences règlementaires propres à l'HAD.
Missions spécifiques du poste- Accueil téléphonique.- Gestion administrative des admissions et sorties des patients: saisie et mise à jour des dossiers patients, vérification des critères d'éligibilité à l'HAD, recueil des documents nécessaires (ordonnances, consentements...).- Saisie des CR.- Saisie des codages dans un logiciel métier spécifique.- Création/rédaction d'organigrammes organisationnels et décisionnels pour optimiser le parcours patient.- Réception, traitement, classement et archivage des documents médicaux.- Travail collaboratif avec les intervenants extérieurs.- Facturation des médecins traitants et des kinésithérapeutes à transmettre à la DAFCO.- Facturation et suivi financier des actes des IDEL à transmettre à la DAFCO et aux IDEL.- Support à l'équipe médicale: aide à la rédaction de courriers, procédures.- Statistiques des admissions et sorties des patients.- Commande et suivi du matériel de location avec les prestataires- Gestion des fournitures en bureautique.- Participation aux staffs pluridisciplinaire.ActivitésGestion des dossiers patientsCréation et mise à jour du dossier administratif et médical des patients en HAD.Classement et archivage des documents médicaux : prescriptions, comptes rendus, résultats biologiques, consentements, etc.Organisation des admissions et des sortiesRéception et enregistrement des demandes d'admission en HAD (venant de l'hôpital, de la ville ou d'autres structures).Planification administrative des entrées et sorties des patients, en lien avec l'équipe de coordination.Vérification de la concordance des données administratives et médicales (identito-vigilance, critères d'éligibilité HAD, etc.).Suivi des documents médicauxRéception, diffusion et suivi des documents médicaux.Contrôle de la conformité réglementaire des documents transmis au service HAD.Gestion des comptes rendus d'hospitalisation, d'évaluation ou de suivi.Facturation et gestion administrativePréparation des éléments nécessaires à la facturation des séjours HAD, en lien avec les IDEL, les médecins traitants, les kinésithérapeutes et la DAFCO.Saisie des actes, des durées de prise en charge, des éléments de codageSuivi des indicateurs d'activité et participation au staff hebdomadaire pluridisciplinaire.Commande et gestion des stocks des fournitures en bureautique.Accueil et informationAccueil téléphonique des patients, familles et professionnels de santé.Information sur les démarches administratives liées à l'HAD.Respect de la confidentialité et du secret professionnel.Missions spécifiques en lien avec la qualitéDéclarer les EI et contribuer à leur analyseParticiper aux EPP et CREX au sein du service et du pôleS'informer du suivi du PAQSS du serviceContribuer à l'élaboration et la réactualisation des procédures, fiches techniquesFonction d'encadrementFormer et encadrer les stagiaires et le personnel affecté au secrétariat du service

Savoir faireAccueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publicsDéfinir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaireElaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visitesIdentifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnelIdentifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activitéOrganiser et classer des données, des informations, des documents de diverses naturesRédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétenceS'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphoneTraiter et résoudre des situations agressives et conflictuellesTravailler en équipe pluridisciplinaire / en réseauUtiliser les outils bureautiques et les logiciels métiersSens de l'organisation, gestion du stress et capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.Connaissance du vocabulaire médical spécifique à l'HADSavoir êtreEsprit d'équipeCapacité d'écouteDiscrétionDisponibilitéRéactivité, rigueurQualités relationnellesAutonome et organiséeGestion de situations sensiblesPonctualité