Secretaire Assistant H/F - Msa Services Haute Normandie

Vos missionsAu sein du service Formation et sous la responsabilité de la Responsable Formation, vous apporterez un appui administratif à l'équipe.Vos principales missions seront notamment :Gestion administrative des formationsAccueil téléphonique et orientation des interlocuteurs.Réponse aux demandes administratives courantes.Constitution et mise à jour des dossiers de formation.Création, mise en forme et envoi de convocations, conventions, attestations et courriers.Classement et archivage des documents.Saisie et mise à jour de tableaux de suivi.Appui logistiquePréparation des dossiers remis aux formateurs.Réservation de salles et organisation logistique des sessions.Préparation des feuilles d'émargement et des documents pédagogiques.Gestion des fournitures nécessaires aux formations.Suivi administratifVérification de la complétude des dossiers.Relances administratives auprès des stagiaires, clients et partenaires.Saisie de données dans notre logiciel de gestion de la formation (Digiforma).Les missions confiées correspondent aux activités d'un Assistant administratif niveau 1, centrées sur l'administration courante et le soutien logistique. Elles n'incluent pas la gestion des dossiers complexes, le suivi d'activité ou le pilotage des processus.Profil recherché / Vous êtes reconnu(e) pour :votre sens de l'organisation ;votre rigueur administrative ;votre discrétion professionnelle ;votre esprit d'équipe ;votre aisance relationnelle et téléphonique ;votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.Vous maîtrisez :le Pack Office (Word, Excel, Outlook) ;les outils bureautiques ;la rédaction de courriers et documents administratifs.Une première expérience en organisme de formation, dans le secteur médico-social ou associatif serait appréciée.La connaissance de Digiforma constitue un plus, mais une formation pourra être assurée.ConditionsTemps partiel : 60 % (3 jours par semaine)Poste basé à Bois-Guillaume (76)Prise de poste : dès que possibleRémunération selon la Convention Collective de la MSA, en référence au poste Assistant administratif niveau 1.Pourquoi nous rejoindre ?Vous intégrerez une équipe à taille humaine où la coopération, la qualité de service et la bienveillance occupent une place essentielle.Vous participerez au fonctionnement quotidien d'un organisme de formation reconnu, engagé dans une démarche d'amélioration continue et certifié Qualiopi.

Experience: 6 MoisCompétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un écrit professionnel,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériquesQualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Autres activités de soutien aux entreprises n.c.a.Liste des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.