Adjoint·e en Gestion Administrative - Secrétariat Général H/F - Université de Limoges

L'adjoint en gestion administrative au secrétariat général est rattaché à la responsable administrative des services des facultés de médecine et de pharmacie de l'Université de Limoges.

Vos missions :

· Secrétariat de l'administration générale des Facultés de médecine et de pharmacie

· Planification de l'offre de formation, saisie prévisionnelle des enseignements et organisation des enseignements et examens

· Participation aux activités de communication et à l'évènementiel

Vos activités principales

1. Administration générale

- Gérer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat général

- Rédiger des courriers, archiver des documents, gérer l'agenda du Responsable Administratif

- Gérer le secrétariat du doyen de médecine en l'absence de sa secrétaire (binôme)

- Convoquer et participer à l'organisation des conseils de gestion

- Gérer le suivi et la logistique des élections au sein des Facultés

- Mettre à jour et suivre les procédures, ressources partagées par l'ensemble des personnels

- Participer à l'organisation de l'accueil des nouveaux personnels

- Gérer le prêt et le suivi des PC portables à destination des étudiants

- Gérer les conventions d'accueil des étudiants, lycéens extérieurs à l'Université de Limoges

- Gérer les droits d'accès aux parkings et bâtiments Marcland et CBRS (personnels et étudiants)

- Éditer, encoder et activer les cartes des personnels

- Faire le lien avec la DSI pour les prolongations de droits d'accès

- Assurer le suivi de tableaux de bord

2. Planification offre de formation, saisie prévisionnelle enseignements et organisation enseignements et examens

- Mettre à jour les maquettes de formation, pour validation en Conseils de gestion

- Participer à la mise à jour des charges d'enseignement et des groupes sur APOGÉE

- Planifier dans ADE les emplois du temps des cursus de masters et des examens

- Participer à la saisie en prévisionnel dans SAGHE des services d'enseignants et des heures de vacataires

- Participer à l'organisation des examens de l'Accès Santé (épreuves écrites et orales)

3. Participation aux activités de communication et à l'évènementiel

- Suivre les demandes et autorisations d'organisation d'évènements internes et externes

- Réserver les salles et assurer les relations avec les partenaires extérieurs

- Établir les conventions de mise à disposition des locaux et en assurer le suivi dans la GEIDE

- Organiser l'aspect matériel des évènements en lien avec l'équipe logistique et multimédia

- Mettre à jour le site Internet de Médecine (rubriques Elections et Conseil de Gestion)

- Gérer les immersions de lycéens au sein des composantes de Médecine et Pharmacie

- Participer aux évènements de communication externe (JPO, Forum Limousin Santé Territoires...)

Connaissances et Compétences opérationnelles :

- Utiliser les logiciels bureautiques

- Utiliser les logiciels professionnels (PEGASE, APOGEE, ADE, SAGHE, Logiciel de gestion accès...)

- Capacité d'anticipation

- Capacité à trouver des solutions aux problèmes

- Travailler en équipe et au contact du public

Compétences comportementales :

- Sens de l'organisation

- Rigueur

- Autonomie

- Discrétion - sens du service public