Adjoint·e en Gestion Administrative - Secrétariat Général H/F - Université de Limoges

L'adjoint en gestion administrative au secrétariat général est rattaché à la responsable administrative des services des facultés de médecine et de pharmacie de l'Université de Limoges.
Vos missions :· Secrétariat de l'administration générale des Facultés de médecine et de pharmacie· Planification de l'offre de formation, saisie prévisionnelle des enseignements et organisation des enseignements et examens· Participation aux activités de communication et à l'évènementielVos activités principales1. Administration générale- Gérer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat général- Rédiger des courriers, archiver des documents, gérer l'agenda du Responsable Administratif- Gérer le secrétariat du doyen de médecine en l'absence de sa secrétaire (binôme)- Convoquer et participer à l'organisation des conseils de gestion- Gérer le suivi et la logistique des élections au sein des Facultés- Mettre à jour et suivre les procédures, ressources partagées par l'ensemble des personnels- Participer à l'organisation de l'accueil des nouveaux personnels- Gérer le prêt et le suivi des PC portables à destination des étudiants- Gérer les conventions d'accueil des étudiants, lycéens extérieurs à l'Université de Limoges- Gérer les droits d'accès aux parkings et bâtiments Marcland et CBRS (personnels et étudiants)- Éditer, encoder et activer les cartes des personnels- Faire le lien avec la DSI pour les prolongations de droits d'accès- Assurer le suivi de tableaux de bord2. Planification offre de formation, saisie prévisionnelle enseignements et organisation enseignements et examens- Mettre à jour les maquettes de formation, pour validation en Conseils de gestion- Participer à la mise à jour des charges d'enseignement et des groupes sur APOGÉE- Planifier dans ADE les emplois du temps des cursus de masters et des examens- Participer à la saisie en prévisionnel dans SAGHE des services d'enseignants et des heures de vacataires- Participer à l'organisation des examens de l'Accès Santé (épreuves écrites et orales)3. Participation aux activités de communication et à l'évènementiel- Suivre les demandes et autorisations d'organisation d'évènements internes et externes- Réserver les salles et assurer les relations avec les partenaires extérieurs- Établir les conventions de mise à disposition des locaux et en assurer le suivi dans la GEIDE- Organiser l'aspect matériel des évènements en lien avec l'équipe logistique et multimédia- Mettre à jour le site Internet de Médecine (rubriques Elections et Conseil de Gestion)- Gérer les immersions de lycéens au sein des composantes de Médecine et Pharmacie- Participer aux évènements de communication externe (JPO, Forum Limousin Santé Territoires...)

Connaissances et Compétences opérationnelles :- Utiliser les logiciels bureautiques- Utiliser les logiciels professionnels (PEGASE, APOGEE, ADE, SAGHE, Logiciel de gestion accès...)- Capacité d'anticipation- Capacité à trouver des solutions aux problèmes- Travailler en équipe et au contact du publicCompétences comportementales :- Sens de l'organisation- Rigueur- Autonomie- Discrétion - sens du service public