Assistant·e Administratif·ve et Financier·ère - Centre d'Entrepreneuriat et Fabrique de l'Innovation H/F - Service Public

Le Centre d'Entrepreneuriat Lyon Saint-etienne (CELSE) opère et pilote le Pépite Université de Lyon. A ce titre, il délivre le Statut National d'Étudiant-Entrepreneur (SNEE) et le Diplôme d'Étudiant-Entrepreneur (DEE), tout en proposant un accompagnement complet, de l'idéation à la pré-accélération des startups.Chaque année, le CELSE sensibilise près de 14 000 étudiants à l'entrepreneuriat et accompagne environ 500 étudiants et jeunes diplômés dans ses programmes de pré-incubation et d'incubation. Il organise également de nombreux événements afin de promouvoir l'esprit d'entreprendre sur l'ensemble du site académique.Le déploiement des Campus Pépite à Saint-Etienne, Bourg-en-Bresse et Roanne est en cours, avec une mise en service progressive à partir du dernier trimestre 2026.La Fabrique de l'Innovation est également un des services de la Communauté d'Universités et d'Établissements de Lyon et Saint-Étienne. Elle est implantée dans le bâtiment I-Factory, le lieu totem de l'Innovation académique sur le campus LyonTech-la Doua. Elle accompagne et suscite l'émergence de projets innovants en articulant les acteurs du tissu socio-économique du territoire avec les ressources académiques (talent et créativité des étudiant.es, excellence technique des enseignant.es, chercheurs et chercheuses).
L'Assistant·e administratif·ve et financier·ère accompagne la Responsable administrative et financière sur deux périmètres clés - le Centre d'Entrepreneuriat et la Fabrique de l'Innovation - en assurant un rôle de soutien transversal auprès des équipes et des fonctions supports de l'UDL.Les missions principales du poste sont :Appui à la gestion financière (périmètre : 2 services)Contribuer à la mise à jour et au suivi des outils de gestion (demandes d'achats, bons de commandes, service fait, ordres de mission, ...) Collecter et consolider les données nécessaires au suivi des dépensesMettre à jour les tableaux de bord (suivi des interventions, dépenses par fournisseur, ....) Préparer des éléments de suivi et de reporting à destination de la Responsable administrative et financière dans le cadre du suivi budgétaireAppui à la coordination avec les services supports (périmètre : 2 services)Assurer le relais opérationnel avec les services supports de Université de Lyon Suivre les demandes administratives et financières (transmission, relances, centralisation) Mettre à jour les procédures et supports en lien avec les consignes transmises Veiller à la bonne application des procédures et alerter en cas de difficultéAppui à l'organisation des activités et événements (périmètre : 2 services)Contribuer à l'organisation logistique des événements (réservations de salles, demande de devis auprès des prestataires, gestion des demandes d'achats...) Participer à la coordination des dispositifs (collecte des devis, suivi administratif, transmission des éléments de facturation, ...) Assurer le suivi administratif des interventions (heures réalisées, pièces justificatives) Adapter son appui en fonction des besoins spécifiques de chaque serviceGestion administrative de la scolarité (périmètre : Centre d'Entrepreneuriat uniquement)Assurer le suivi administratif des étudiants entrepreneurs SNEE et DEE (organisation des comités d'engagement, gestion des dossiers, mise à jour des tableaux de suivi...) Réaliser les inscriptions administratives via Scolins Vérifier la complétude et la conformité des dossiers (conventions de stage, pièces justificatives, cas particuliers) Rédiger et délivrer les documents administratifs (attestations, certificats de scolarité, ...)Contribuer au suivi des indicateurs via Pepitizy

Le profil qu'il nous faut:- Fort intérêt pour la gestion administrative et financière- Connaissances dans les domaines de la commande publique et de la comptabilité publique appréciées mais pas nécessaires si potentiel- Intérêt pour le domaine de l'entrepreneuriat et de l'innovation- S'adapter à des contextes et des besoins différents selon les services- Rigueur, Polyvalence, sens de l'organisation et des priorités- Confidentialité et fiabilité- Capacité à rendre compte- Sens relationnel et travail en équipe Les indispensables pour ce poste:- Savoir mettre en oeuvre des procédures et des règles- Maîtriser les outils bureautiques (pack office et logiciels spécifiques)- Savoir organiser son activité dans un environnement multi-services (Centre d'Entrepreneuriat et Fabrique de l'Innovation)- Gérer simultanément plusieurs dossiers avec rigueur et méthode- Savoir respecter les calendriers et les échéances- Savoir rendre compte (esprit d'analyse et de synthèse)- Prioriser les tâches et coordonner des activités sur plusieurs périmètres- Travailler en appui étroit avec une responsable administrative et financière- Assurer une communication fluide avec des interlocuteurs variés (équipes internes, services supports, intervenants externes)- Maîtriser les outils bureautiques (pack office et logiciels spécifiques)