Gestionnaire de Scolarité H/F - Université de Limoges

Le responsable de bureau de scolarité assure le pilotage, l'organisation, la coordination et le suivi des activités administratives relevant de son périmètre.Il garantit la qualité du service rendu, la fiabilité des opérations de gestion de la scolarité, le respect de la réglementation, des calendriers universitaires et des échéances institutionnelles.Il encadre l'équipe du bureau dont il a la responsabilité, accompagne les évolutions réglementaires, organisationnelles et contribue à l'amélioration continue des procédures, des outils de gestion et de la qualité de service.
Vos missions :Pilotage des activités de scolaritéOrganiser, coordonner et superviser les opérations d'inscriptions administratives et pédagogiques,Participer au paramétrage, à l'évolution et au contrôle des outils de gestion de la scolarité,Garantir la conformité des dossiers, la fiabilité des données et le respect de la réglementation,Assurer le suivi des situations individuelles ou particulières, en lien avec les autres services universitaires et responsables pédagogiques,Organiser et suivre la gestion administrative des stages, veiller au respect des échéances et assurer la coordination avec les terrains de stage.Produire et suivre les indicateurs d'activité liés à la scolarité.Pilotage des examens et de la diplomationOrganiser, coordonner et superviser l'ensemble des opérations liées aux examens pour les formations relevant du périmètre concernéÉlaborer, actualiser et diffuser les calendriers des examens,Garantir la bonne application des modalités de contrôle des connaissances,Superviser l'organisation logistique et administrative des examens,Garantir la sécurisation des épreuves, la confidentialité des opérations et la fiabilité des résultats,Assurer la publication des résultats dans le respect de la réglementation,Organiser l'édition, le contrôle et la délivrance des diplômes,Concevoir, actualiser et diffuser les procédures, guides, mémos et outils destinés aux différents publics afin d'harmoniser les pratiques.Encadrement, animation et pilotage du bureauOrganiser, planifier et coordonner l'activité du bureau,Répartir les missions, définir les priorités et assurer le suivi de l'activité,Encadrer, accompagner et développer les compétences des agents,Élaborer et actualiser les fiches de poste,Réaliser les entretiens professionnels annuels et identifier les besoins en formation,Accompagner les évolutions des métiers et la conduite du changement,Formaliser, harmoniser et mettre à jour les procédures de fonctionnement,Élaborer des tableaux de bord, indicateurs d'activité et statistiques permettant le pilotage, l'aide à la décision auprès de la direction,Assurer le suivi des projets relevant du périmètre du bureau.Information et relation avec les usagersRépondre aux demandes d'informations des étudiants et des enseignants (mail, téléphone, accueil physique),Diffuser les informations administratives et pédagogiques auprès des publics concernés.Assurer l'interface entre les étudiants, les enseignants et les services administratifs.

Connaissances et Compétences opérationnelles :· Modes de fonctionnement des administrations publiques· Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention· Droit des examens et concours· Environnement et réseaux professionnels· Techniques d'élaboration de documents· Culture internet· Techniques de communication· Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)· Savoir rendre compte· Travailler en équipe· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité· Utiliser les outils bureautiques· Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe· Communiquer et faire preuve de pédagogie· Mettre en oeuvre des procédures et des règles· Mettre en oeuvre une démarche qualitéCompétences comportementales :· Sens du service public· Sens de l'organisation· Réactivité· Sens relationnelProfil recherché :· Pas de prérequis spécifiques, même si une première expérience dans l'administration est souhaitable