Gestionnaire des Formation H/F - Université Paris I - Panthéon- Sorbonne

Au coeur de l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, l'École de Droit de la Sorbonne rassemble les activités de formation et de recherche en Droit, dans la continuité de l'ancienne Faculté de Droit de Paris, dont elle est cohéritière. Sa mission est de former des femmes et des hommes en mesure de répondre aux enjeux juridiques actuels. Elle est de préparer aux concours comme aux examens professionnels des praticiens qui exerceront des métiers bien connus : magistrats, notaires, avocats et autres professions judiciaires, administrateurs nationaux et internationaux, juristes d'entreprises ou au sein du secteur public... Au-delà, il s'agit de former ceux qui sauront accompagner la société, s'adapter à ses mutations. D'ores et déjà, les perspectives offertes par la mondialisation, l'économie numérique, le développement durable et la transition énergétique sont intégrées dans l'offre de formation.
La ou le gestionnaire est chargé(e) de la formation continue assure la prise en charge d'un stagiaire de la formation continue.Activité 1 : Conseil et orientationInformer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la FormationContinue sur les démarches administratives liées à la formationAssurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolaritéAssurer le rôle d'interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l'université, entreprises, organismes financeurs ...Activité 2: Gestion administrativeRespecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)...Assurer la gestion du courrier et de la messagerieAssurer la mise à jour des documents liés à la formation: numéros RNCP, CPF...Assurer le classement et l'archivageActivité 3: Gestion scolaritéGérer les IP, la saisie des notesParticiper aux délibérations des formationsAssurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCCOrganiser les rentrées officielles des diplômes avec le/la responsable pédagogique et les gestionnaires de scolaritéTransmettre et récupérer les questionnaires de satisfactionGérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)Activité 4: Gestion financièreÉlaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, France Travail sur les plateformes dédiéesAssurer le suivi des mises en paiementAssurer l'ingénierie financière du montage des dossiers de financementAssurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financièrePréparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacatairesCollaborer à la gestion des mises en paiement avec le/la gestionnaire financier(e)Activité 5 : Assistance logistiqueMettre à disposition l'ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d'une formationParticiper à l'organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons, journées portes ouvertesAccueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations

Les «savoirs»:Méthodes et outils d'aide à l'orientationDroit de la formationDiversité des publicsTechniques documentairesOrganisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publiqueLes «savoir-faire»:S'exprimer oralement et par écrit de façon claire et conciseUtiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procéduresTrier, hiérarchiser et classer les informationsGérer la confidentialité des informations et des donnéesTravailler en équipeSavoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexeSavoir planifier son activité et respecter les délaisAccueillir les populations concernéesUtiliser les bases de données et les logiciels de bureautiqueUtiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)Rédiger des documents simples d'information et de communicationLes «savoir-faire» comportementaux:Avoir un esprit d'équipe, être polyvalent, autonome, discret et disponibleSavoir travailler dans l'urgenceÊtre dynamique, rigoureux, réactif et méthodiqueAvoir le sens du service publicSavoir anticiper et gérer la diversité des situations en lien avec le publicSavoir identifier et s'adapter aux divers interlocuteurs (étudiant, enseignant, services de l'université)Savoir être disponible et à l'écouteSavoir apporter des réponses personnalisées