Chargée d'Accueil Général Mairie - Commune de Dordives H/F - Communes

- Accueil au public physique et téléphonique- Affaires scolaires- Secrétariat du Maire- Réservation des salles (planning, conventions, etc.) Accueil du public- Accueil physique et téléphonique- Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements- Renseigner les administrés- Recevoir et instruire les demandes d'attestation d'accueil pour étrangers- Recenser les inscriptions pour la liste militaire- Informer les usagers sur les différents formulaires administratifs et renvoi vers les organismes- Enregistrement du courrier, réception des colis, poste et affranchissement- Aide au suivi du plan canicule- Affichage (tableaux accueil)- Régies : photocopies, location de salle- Social : réception des demandes de logements ou des documents complémentaires liés au CCAS en cas d'absence de l'agent en charge de cette mission- Inscription sur les listes électorales en l'absence de l'agent en charge de cette mission- Polyvalence sur des missions ponctuelles Gestion de l'Etat Civil de la commune (activité secondaire) - EN CAS D'ABSENCE DE RESPONSABLE CCAS/SERVICE A LA POPULATION- Enregistrement des actes : naissance, mariage, décès, etc.- Contrôler l'authenticité des documents fournis par les administrés- Seconder les élus dans les entretiens préalables au mariage ou pour les célébrations de mariages (présence une fois sur deux).- Etablissement des extraits d'actes Gestion funéraire (activité secondaire) - EN CAS D'ABSENCE DE RESPONSABLE CCAS/SERVICE a LA POPULATION- Contrôler et délivrer les diverses autorisations tant au service des pompes funèbres qu'aux agents chargés de la police des cimetières- Attribuer ou renouveler les concessions funéraires- Mise à jour permanente du fichier des cimetières- Reprise des concessions Affaires scolaires- Inscriptions scolaires et échange avec la direction de l'école, et le public des gens du voyage pour les cas d'itinérances Secrétariat du Maire- Aide auprès du service communication : photocopies, massicotage, aide à la diffusion finale, - Revue de presse (support papier et scan),- Bulletin municipal : courrier pour les insertions, scan des formats pour la mise en forme par le service communication,- Suivi du planning du Maire- Saisie des courriers du Maire et réponses aux invitations- Travaux de bureautique divers : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus, etc.)- Gestion de la boîte mail de la Mairie : dispatching vers les interlocuteurs concernés

Compétences techniques :- Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales- Connaître le droit des personnes (Etat Civil)- Connaître la législation funéraire- Connaître la réglementation électorale- Connaître la commune et ses habitants- Connaître le fonctionnement réglementaire d'un CCAS- Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante (Pack Office, etc.) Compétences relationnelles :- Être organisée, rigoureuse et méthodique- Être capable de gérer les priorités- Être capable de filtrer et orienter les correspondants- Etre capable de travailler en équipe et en autonomie- Être disponible, à l'écoute (par exemple savoir accueillir avec amabilité les administrés) et capable de travailler avec de nombreux interlocuteurs- Sens du contact, du dialogue et à contrario de réserve- Sens du service public- Faire preuve de polyvalence et d'adaptabilité