Assistant de Direction - Cabinet du Maire - Mairie de Soisy-Sous-Montmorency H/F - Communes

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique directe de la directrice de Cabinet du Maire, vous occuperez les fonctions d'assistant(e) du Maire- Assurer le bon fonctionnement du Cabinet du Maire - Gérer l'agenda du Maire avec rigueur et organisation (prise de rendez-vous, hiérarchisation des priorités, organisation du planning du Maire) - Gérer la boite mail du Maire - Organiser et planifier les réunions et préparer les dossiers afférents à ces réunions (Dossiers et notes des services, éléments de langage, convocations, comptes-rendus...) - Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat du Maire (recevoir, renseigner, transcrire les messages, filtrer les appels et rediriger vers les services idoines, adaptation du discours en fonction de l'interlocuteur) - S'assurer du suivi des requêtes des habitants - Assurer le suivi et la gestion du courrier destiné au Cabinet du Maire selon la procédure courrier - Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs (prise de notes, rédaction, diffusion et classement) - Gérer la base de données des interlocuteurs institutionnels- Assurer la préparation des dossiers quotidiens du Maire en relation avec les services et veiller à ce que chaque rendez-vous ait été préparé en amont- Traiter le courrier courant : préparation d'accusés de réception et de réponses - Gérer le classement et la bonne tenue des archives du Cabinet du Maire - Prendre en charge diverses mesures d'intendance (gestion des fournitures bureautiques, réservations de salles...) et encadrer la circulation des parapheurs transitant par le Cabinet.

Compétences techniques :- Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) - Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et du travail avec les élusPROFIL SOUHAITÉExpérience confirmée sur un poste similaire serait appréciable.Savoir-faire :- Ponctualité, disponibilité, réactivité, bonne présentation- Savoir identifier et hiérarchiser les urgences et l'importance des sujets et des dossiers, en fonction des échéances et des contraintes- Fortes capacités d'organisation, de gestion du temps et de synthèse, savoir gérer la pression, avoir le sens du travail en équipe et l'esprit d'initiative- Maîtrise parfaite de l'orthographe et sens de la rédaction- Polyvalence et réactivité.Savoir-être :- Qualités relationnelles confirmées- Qualités d'expression orale et écrites avérées- Respect des obligations de loyauté, de discrétion et de confidentialité- Sens politique- Diplomatie