Assistant de Gestion H/F - Service Public

Le Centre d'Appels Interministériel (CAI) renseigne les usagers via le 3939 et le site Service-Public.gouv.fr sur leurs droits et obligations, les règles et les procédures, dans différents domaines de l'action publique : travail, justice, intérieur, logement et urbanisme.Allô Service Public3939 permet d'entrer en communication téléphonique avec un(e) informateur/trice spécialisé(e), fonctionnaire du ministère chargé du travail, de l'intérieur, de la justice, ou du logement. Le 3939 est accessible de 2 façons :en composant directement le 3939, un serveur vocal interactif guide l'usager entre différentes options lui permettant d'obtenir l'information administrative ou le secteur de compétence qui l'intéresse ;en utilisant la fonctionnalité présente sur les fiches ou les démarches en ligne du site service-public.gouv.fr qui propose à l'usager d'être rappelé par un(e) informateur/trice.Créé en 2000, Service-Public.gouv.fr, le site officiel de l'administration française, vise à faciliter la relation de l'usager avec l'administration, en :donnant accès à l'information administrative en la rendant plus simple, plus claire, plus compréhensible et plus personnalisée,orientant l'usager dans l'administration,offrant des services pratiques qui facilitent les démarches administratives.
L'environnement et le contexte nécessitent des compétences numériques, que ce soit pour le suivi du budget, l'appui à l'élaboration des notes, courriers ou documents de présentation (Word, Excel, Powerpoint), l'appropriation de divers outils (Pléiades, Gama, GLPI, CHORUS...), le classement de documents, la bonne organisation du répertoire partagé du département.Les interactions avec l'externe (ministères mettant les agents à disposition, partenariats...) sont importantes. Dans ce contexte, l'assistant de gestion doit suivre avec implication ces relations tant sous leur aspect logistique qu'administratif.L'assistant(e) de gestion travaille avec des interlocuteurs variés et, notamment, en étroite collaboration avec des correspondants identifiés au sein d'autres départements de la Dila mais également avec des partenaires extérieurs concernant la gestion du site (Agence de l'immobilier de l'Etat, préfecture de la Moselle, accueil d'entreprise, lien avec les autres occupants.).Enjeux :Respecter les règles internes en matière de commande publique ou de gestion des ressources humainesFaire preuve de discrétion et de loyautéÊtre capable d'autonomie, d'initiative et d'auto-organisation dans le cadre défini de compétencesÊtre identifié et reconnu comme interlocuteur privilégié des partenaires internes et externes dans son domaine de compétences.Le/La titulaire du poste dépend hiérarchiquement du responsable du département. Pour la gestion opérationnelle quotidienne, il/elle travaille étroitement auprès de l'adjoint au responsable. Par la polyvalence de ses compétences et activités (en termes de gestion des commandes de prestations, gestion des ressources humaines, suivi budgétaire), son action peut bénéficier à l'ensemble des coordonnateurs dans un cadre prédéfini et validé par son responsable direct.

Le/La titulaire du poste assure l'ensemble des activités logistiques et administratives concourant au fonctionnement du département.Assurer l'assistance logistique pour le département :La gestion de l'information à destination ou en provenance du département (tri du courrier, plan de classement, gestion du répertoire sur le réseau, classement des documents papier et numériques);La préparation logistique des réunions et/ou manifestations diverses internes et externes du département (convocation, réservation de salle de réunion et du matériel nécessaire à la projection ou à une visioconférence, etc.);La gestion des déménagements et aménagements de bureaux en lien avec le département de la logistique, de l'immobilier et des services et le département des infrastructures et des services;L'accueil et la prise de contact avec des interlocuteurs internes et externes (visiteurs, appels, courriers): filtrage, traçabilité, appels pour confirmer la présence à une réunion, etc.. ;L'organisation des déplacements des agents du département (gestion des ordres de mission, états de frais...) ;Le suivi des parapheurs destinés à la signature de la direction dans l'outil dédié.L'organisation d'évènements (arbre de Noël, réunions de département...)Le lien avec la médecine du travail (suivi des conventions, organisation des interventions)Participer à la gestion administrative du département :- La gestion des ressources humaines du département:gestion des arrivées et des départs: ouverture des comptes d'accès aux outils métier des agents(Messagerie, Coperia, Diabolocom...) ;gestion du temps de travail: gestion dans l'outil Pléiades (anomalies), astreintes, télétravail;conservation et classement de documents RH afférents aux agents;échanges réguliers avec les interlocuteurs du département des ressources humaines et des services RH des ministères mettant des agents à disposition ;suivi administratif et gestion RH des agents du centre (congés, TT, absences, suivi des renouvellements de MAD.). Mise à jour des tableaux demandés par les RH ainsi que l'annuaire du CAI;suivi des formations des agents des 4 secteurs et des conventions conclues avec les organismes de formation des ministères d'origine des agents;- Le suivi du budget alloué au département et ses dépenses ;-La saisie des factures, DA, SF et carte d'achat. Il/Elle est en lien direct avec le service facturier et celui de la gestion financière. Il/Elle assure la recherche de fournisseurs et leur déclaration pour le centre ;-La gestion des fournitures (commande auprès du prestataire, approvisionnement) ;-La gestion de l'organisation du travail notamment par la mise en oeuvre et le suivi quotidien des tableaux de service ;-La gestion des abonnements et des ouvrages documentaires (presse juridique notamment) du département.Il/Elle peut être amené(e) à représenter le département lors de réunions avec des partenaires en lien avec ses missions.