Adjoint au Chef du Bureau de la Gestion Individuelle Enseignants - Dsden13 H/F - Rectorat d'Aix Marseille
- Marseille - 13
- Fonctionnaire
- Rectorat d'Aix Marseille
Les missions du poste
L'académie d'Aix-Marseille recrute un adjoint à la cheffe de bureau de la gestion individuelle administrative et financière au sein de la division des personnels enseignants (DPE1), située à la direction des service départementaux de l'éducation nationale des Bouches-du-Rhône.
Placé sous l'autorité hiérarchique du chef du bureau vous :
- accompagnez et assistez votre responsable hiérarchique dans le pilotage et l'animation du bureau
- assurez l'intérim en cas d'absence du chef de bureau.
- faite partie intégrante de l'encadrement intermédiaire de proximité, aux côtés des 3 chefs de section et de la coordinatrice paie.
Vous contribuez activement à l'évolution des procédures de gestion des personnels enseignant, dans une démarche d'amélioration continue.
Vous participez à l'évaluation des besoins de formation des gestionnaires, ainsi qu'à l'accueil et à la structuration de la formation interne des nouveaux agents.
Vous participez à la réflexion sur l'évolution des pratiques professionnelles au sein du bureau et veillez à la qualité administrative du traitement des dossiers.
Mission 1 : Pilotage opérationnel et animation de l'encadrement intermédiaire
- Réception, ouverture et répartition de l'ensemble du courrier reçu par le service
- Appui au chef de bureau dans l'animation du pôle d'encadrement intermédiaire afin d'assurer la fluidité des processus et l'harmonisation des pratiques administratives
- Participation à l'organisation et au suivi opérationnel des campagnes collectives annuelles sous la supervision du chef de bureau
- Interface opérationnelle avec les autres bureaux pour faciliter le traitement des actes collectifs et la gestion des contractuels.
Mission 2 : Accompagnement, formation et structuration des procédures
- Accompagner l'accueil et la formation des gestionnaires nouvellement affectés en conformité avec la réglementation, en lien avec les chefs de section, pour sécuriser leur prise de poste.
- Participer à la rédaction et à la mise à jour continue des fiches de procédure et de la "mallette des gestionnaires", en collaboration étroite avec le chargé de mission Maîtrise des risques et Qualité.
- Préparer et co-animer, en lien avec le chef de bureau, les réunions hebdomadaires de service.
Mission 3 : Démarche qualité, sécurisation des processus et modernisation
- Harmonisation des modèles de documents administratifs en lien avec la règlementation en vigueur
- Création et optimisation de tableaux de suivi à l'attention des gestionnaires pour un meilleur traçage des tâches les plus volumineuses
- Appui à la supervision qualitative des dossiers complexes de gestion, de leur création jusqu'à leur archivage
- Participation à la modernisation de la
Le profil recherché
1/ Connaissances
- Connaissances réglementaires et application des décrets régissant les domaines de compétences.
- Respect strict des procédures et des règles de comptabilité publique.
- Connaissance des statuts des personnels enseignants du 1er degré.
- Connaissance de l'organisation de l'administration de l'Éducation nationale et de ses interlocuteurs.
2/ Savoir-faire
- Organiser avec rigueur et méthodologie.
- Anticiper, gérer les risques et prioriser les tâches.
- Mettre en oeuvre une procédure et instruire un dossier de bout en bout.
- Capacité d'analyse et de synthèse.
- Réactivité, capacité à travailler dans l'urgence et respect d'échéances fortes.
- Aptitude à l'encadrement intermédiaire et à l'accompagnement à la professionnalisation.
3/ Savoir-être
- Autonomie, disponibilité, diplomatie et empathie.
- Sens aigu de l'organisation et méthode.
- Sens des relations humaines, écoute et qualité relationnelle.
- Faire preuve de discrétion professionnelle et de discernement.
- Clarté de l'expression écrite et orale.