Secrétarait Polyvalent - Urbanisme Ads et Secrétariat Général - Comco Champagnole Nozeroy Jura H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Poste de secrétariat polyvalent sur le service Urbanisme / ADS et le Secrétariat Général / AccueilMissions pour le service ADS (Urbanisme et Droit des Sols)Accueil et Relation Usagers- Assurer l'accueil téléphonique et physique en apportant des réponses de premier ordre aux usagers- Remplir de manière exhaustive les fiches de prise d'informations lors des appels.- Orienter efficacement les usagers vers les personnes ressources appropriéesGestion Administrative, Dématérialisation et Saisie (Cart'ads)- Saisir les dossiers papiers réceptionnés dans le logiciel Cart'ads, en veillant à la cohérence entre le demandeur et le terrain - Gérer les courriers de suivi : enregistrement au chrono, répartition dans les bannettes des instructeurs, et numérisation vers le serveur et le logiciel - Créer les pochettes pour les dossiers dématérialisés et structurer les dossiers sur le serveur selon le plan de classement en vigueur.- Gérer la boîte mail générale du service : marquer en rouge les dossiers saisis - Assurer le transfert des avis spécifiques reçus sur la boîte générale vers les messageries des instructeurs en charge.- Vérifier la bonne saisie des mairies raccordées à la plateforme Plat'AU.- Gérer et saisir les Déclarations d'Ouverture de Chantier (DOC) et les Déclarations Attestant l'Achèvement et la Conformité des Travaux (DACCT) dans Cart'ads.Suivi, Appui à l'Instruction et Logistique- Appuyer les instructeurs pour le lancement des consultations et échanger avec les divers services internes ou externes nécessaires à l'instruction des dossiers.- Suivre le tableau Excel partagé : intégration des nouveaux dossiers, respect des codes couleurs établis, et suivi des retours signés.- Gérer, relancer et suivre les arrêtés signés envoyés aux communes, avec mise à jour simultanée dans Cart'ads et le tableau de suivi.- Gérer l'archivage physique et numérique des dossiers selon la méthodologie du service.- Assurer le suivi des stocks et la commande de matériels de bureau (pochettes, fournitures, etc.).Missions pour le Secrétariat Général- Agir en appui aux agents de l'administration générale.- Assurer les remplacements en cas d'absence et durant les périodes de congés pour garantir la continuité de l'accueil du public et la gestion du standard téléphonique.- Assurer le relais de l'accueil général de la collectivité.

Compétences et Qualités Attendues- Utilisation courante de l'informatique et des outils bureautiques de base (Word, Excel, internet).- Connaissances des Systèmes d'Information Géographique (SIG) et aisance dans la lecture de plans.- Forte autonomie et aisance dans la rédaction administrative.- Excellent relationnel et sens du service public.- Sens aigu de l'organisation, polyvalence et discrétion.- Capacité à rendre compte de son activité et à prendre des initiatives.- Aptitude avérée à travailler en équipe et de manière transversale avec divers interlocuteurs.