Assistant de Direction Générale - Maire - Mairie de la Montagne H/F - Communes

L'assistant.e de direction générale / secrétaire générale apporte une aide permanente au Maire, au Directeur général des services en termes d'organisation personnelle, de gestion, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Elle/il assure le secrétariat général en lien avec les directions de la ville et conduit des projets transversaux pour le compte de la direction générale. Elle coordonne les relations entre les assistantes de direction.* Secrétariat généralGestion des Comités de pilotage et direction (ordres du jour, comptes-rendus, tableaux de bord, archivage) et coordination des instances (agendas)Gestion des Conseils municipauxPréparation de séances (dossier, interventions, diaporama, salle...)Suivi des séances (PV, compte-rendu, transmission préfecture et affichage, diffusion interne, registres...)Gestion administrative des conseillers (secrétariat des informations, démission et installation, calendriers...)Rédaction et suivi des actes administratifs et transmission à la préfectureSuivi du budget et des commandes du secrétariat généralVeille juridique sur les instances et actes des collectivitésDélégué.e à la Protection des Données* Assistance de Direction générale pour le Maire, le DGSOrganisation et planification des réunionsRéalisation et mise en forme de travaux de bureautique (rapports, diaporamas, courrier...)Recherche et diffusion d'informations, rédaction de notesSuivi des projets et activités de la direction, suivi des échéances (tableaux de bord)Gestion de l'information, classement et archivage de la direction généraleOrganisation des déplacements et formations des élusConduite de projets transversaux pour le compte de la direction généraleAccueil téléphonique et physique au secrétariat* Missions annexesAppui administratif ponctuel pour l'assistante de communicationSuppléances durant congés : trinôme d'assistanat de direction (Direction générale, Pôle Aménagement Urbain et Technique), chargée de communication

Connaissances professionnelles / Savoirs :Maîtrise des règles de secrétariatAccueil et régulation physique et téléphonique Prise de note et écriture administrative Prise de rendez-vous Classement et d'archivage Bonnes connaissances des règles relatives au fonctionnement du Conseil municipal et des fonctions de Maire et d'une direction générale Fondamentaux du fonctionnement des collectivités territoriales Fondamentaux de la gestion de projetAptitudes / Savoir-faire : Maîtrise des outils de bureautique : traitement de texte, tableur, diaporama, gestionnaire de mail, navigateurs internet Maîtrise de l'expression orale et écrite Suivi d'un budget Rédiger et appliquer des procéduresGestion des temps : gestion de planning et d'agenda, hiérarchisation des priorités, respect des échéances Fondamentaux de l'encadrementQualités relationnelles / Savoir-faire relationnels : Respect de la hiérarchie et des élus Obligation de discrétion et de confidentialité Disponibilité, serviabilité et réactivité Qualités relationnelles notamment sens de l'écouteRigueur, sens de l'organisation, autonomie Aptitude au travail transversal Capacité d'adaptation et à gérer les situations de stress