Assistant Administrif au Département Formations - 100% H/F - Service Public

Missions et activités principales:Secrétariat de formations:- Accueil, renseignements physiques, téléphoniques et courriels concernant les formations qui lui sont attribuées,- Maitrise du logiciel de suivi des stagiaires X4 + FOROMES,- Vérification - Enregistrement et traitement des dossiers de candidatures,- Instruction des dossiers d'inscription, convocations, jury, plannings, suivi administratif des stagiaires,- Suivi et mise à jour des modes de financement des stagiaires en lien étroit avec la responsable administrative et le pôle financier,- Conception des devis, montage et suivi des dossiers de financement des stagiaires en charge,- Aide et participation à l'organisation des Tests d'Exigences Préalables,- Création de différents documents, suivi, mise à jour: émargement, tableau de notes, formulaires d'inscription et d'information,- Préparation à l'entrée en formation (cahier d'émargement, trombinoscope, attestation de rentrée, cartes étudiants, communication des dossiers à la DRAJES...).Missions transversales- Suivi des abandons de formation,- Appui administratif au référent handicap,Participation au fonctionnement du service- Participe aux réunions et aux comptes rendus du département formation,- Appui lors de la période des inscriptions Parcoursup + TEP Mutualisés,- Participe à l'élaboration des documents et est attentive à leur impact d'un point de vue juridique,- Assure la continuité de service avec l'ensemble des personnels du service formation,- Participe au, tri, rangement et archivage des dossiers et aux différents comptes rendus à produire,- Participe aux salons, aux évènements promotionnels des formations et à leur organisation.

Connaissances - Savoirs:Outils de gestion secrétarialeConnaissances des milieux et application des textes règlementairesRéférentiel national de certification qualité des organismes de formationDispositions relatives à la formation professionnelle de la loi du 5 septembre 2018Maîtrise de la démarche qualité- Conduite de projetOutils, méthodes d'analyse de résolution de problème pour l'amélioration continueSavoir- fairetechniques :Connaitre l'utilisation des logicielsTechniques administratives et bureautiquesTechniques rédactionnellesOrganisation, rigueur dans la gestion des dossiersCapacité de communication, de rédactionSavoir- fairerelationnel:Évaluer les attentes et les besoins des services demandeursTrès bon sens de la communicationSavoir travailler en équipe, respecter les autresSavoir être:Disponibilité, régularité dans les missionsTravail en autonomie et en équipe projetRéactivité, initiative, adaptabilitéEsprit d'analyse et de synthèseSens de l'accueilAnimation de réunion et prise de parole en public