Assistant de Direction H/F - Mairie de Villejuif

VILLEJUIF, ville en pleine expansion de plus de 56 000 habitants, profite d'une position stratégique unique grâce à de nombreuses infrastructures la reliant à Paris, l'aéroport d'Orly et au marché international de Rungis. Sa proximité géographique avec Paris (environ 1 km) lui offre un avantage incontournable, d'autant que d'ici à 2024, 3 nouvelles stations du Grand Paris Express en feront l'un des secteurs le mieux desservi par les transports en commun.
Les grandes ambitions de transition écologique de l'équipe municipale couplées aux arrivées des lignes de métro 14 et 15 métamorphosent Villejuif en un terreau propice à l'épanouissement de projets d'envergures tels que la ZAC Campus Grand Parc, la Ferme des frémis, une stratégie ambitieuse de rénovation énergétique du patrimoine et les cours EVEIL. Ainsi, la ville se prépare à devenir un berceau d'initiatives urbaines novatrices, où l'éco-responsabilité et la connectivité s'unissent pour créer un écosystème capable de répondre aux enjeux de demain.Au sein d'une équipe de 4 assistantes, et sous l'autorité hiérarchique de l'assistante du maire, vous jouez un rôle clé dans l'organisation, lacoordination et le suivi des dossiers administratifs des membres de l'exécutif.En tant que véritable appui stratégique, vous êtes directement rattaché.e au Directeur Général des Services (DGS) en tant qu'assistant(e) de direction.Vos missions sont les suivantes :- Véritable appui au quotidien, vous gérez l'agenda du DGS, en organisant ses rendez-vous et en hiérarchisant les sollicitations selon leur degré d'urgence ou de priorité. Vous êtes moteur dans l'organisation et la préparation des instances décisionnelles de la ville (Réunion de Direction Générale, Comité de Direction, Bureau Municipal). Vous participez à l'organisation logistique des réunions et des déplacements enassurant la réservation des lieux, l'envoi des convocations et invitations. - Vous assurez une veille informationnelle et vous savez organiser et classer des documents, constituez et mettez à jour les informationsnécessaires à l'anticipation de ses interventions. Vous prenez également des notes et rédigez différents documents administratifs, en réalisant les recherches nécessaires.- Appui transversal de la collectivité, vous travaillez étroitement avec les directions rattachées au DGS (communication et juridique) et l'équipe de direction générale. Au quotidien, vous garantissez la bonne coordination des dossiers auprès du cabinet du Maire et des élu.es. Vous participez également à la coordination des assitant.es et accompagnez aux changements de pratiques.Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac à Bac +2 dans le domaine de l'assistanat de direction ou du secrétariat polyvalent, ou vous êtes fonctionnaire titulaire au grade de rédacteur territorial. Vous disposez de notions solides en organisation du travail et gestion dutemps, d'une bonne connaissance du fonctionnement des services d'une collectivité territoriale et d'une excellente maîtrise de l'expression orale et écrite.Vous utilisez avec aisance les outils bureautiques, notamment Word et Excel. Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'un bon esprit de synthèse, vous faites preuve d'un réel sens du service public et d'un excellent sens des relations humaines.ParticularitésHoraires avec amplitude variable selon les besoinsGrande disponibilitéRespect des obligations de discrétion et de confidentialitéPosition dans l'organigrammeDirection GénéraleAvantages (*sous conditions)- Régime indemnitaire- Prime annuelle de 1600 € (versée en 2 fois, au mois de mai et novembre)- Participation employeur aux frais de transport et mutuelles santé.- Adhésion au C.N.A.S*- Forfait mobilités durables*- Sport pour les agents*

Experience: 3 An(s)Compétences: Planification des tâches et gestion des prioritésQualification: Agent de maîtriseSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).