Hôte-Hôtesse Accueil Polyvalent·e H/F - Afometra Formation en Sante au Travail

Organisme de formation créé en 1971 et spécialisé en prévention et santé au travail, nous formons 5.000 stagiaires par an et travaillons pour les Services de santé au travail exclusivement.
Le Poste de travail Hôte-esse polyvalent(e) de PRESANSE est partagé avec l'AFOMETRA qui occupe les mêmes locaux.Le poste est à pourvoir le 25 aout pour une intégration. Les entretiens auront lieu du 18 au 21 aout.ACCUEIL- Accueillir et orienter les visiteurs (stagiaires, formateurs, administrateurs, prestataires.)- Exercer une vigilance sur les personnes entrantes, s'assurer qu'elles sont attendues.- Assurer l'accueil téléphonique et rediriger les appels vers les correspondants concernés.- Réceptionner et dispatcher le courrier arrivé.- Être à l'écoute, se positionner en personne ressource pour les visiteurs qui ont besoin de renseignement, d'un taxi, d'un hôtel, qui cherchent une adresse etc.- Maitriser l'ouverture / fermeture et la mise sous alarme du bâtiment.GESTION ADMINISTRATIVE- Mise à jour la base de données des contacts et adresses des adresses postales et mails (EUDONET),- Tenir le support de réservation des salles et superviser les affectations de salles. - Confirmation des menus des formations assurées par l'AFOMETRA- Suivre les stocks de consommables et de petites fournitures de bureau et passer les commandes de renouvellement. Prendre en charge les livraisons courantes ; Assurer la réception et la manutention,- Participer aux campagnes de mise sous pli et d'envoi en nombre des courriers.- Affranchissement et Envoi du courrier - Réserver sur demande des tables dans les restaurants du quartier pour les gens qui participent à des réunions sur la journée.- Sortir la poubelle et s'assurer tout au long de la journée de la propreté des locaux et alerter le cas échéant.- Participer à la démarche de progrès des 2 structures.COMPETENCES Savoirs- Maitriser l'accueil physique et téléphonique.- Connaitre l'organisation interne de PRESANSE.- Posséder les techniques et outils de communication liés au poste. Savoir-faire et/ou compétences associées- Utiliser l'outil informatique, Word, Excel, Outlook.- Utiliser Logiciel EUDONET- Prioriser ses tâches en cas d'affluence.- Traiter simultanément plusieurs demandes.Savoirs-être- Relayer une image positive des 2 structures.- Avoir de la méthode, de la rigueur, le sens de l'organisation.- Faire preuve d'autonomie, d'initiative, de discrétion, de disponibilité.- Contribuer aux bonnes relations de travail.

Experience: 3 An(s)Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Maintenir une communication claire et professionnelle,Relayer de l'informationQualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Formation continue d'adultesListe des qualités professionnelles:Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.