Assistant - Assistante de Direction H/F - France Travail

Nous sommes un Cabinet d'ingénierie (MOE, AMO, Contractant Général) en immobilier pro, basé à Biarritz, actif en France pour le neuf et la rénovation.Activités principalement dans les Landes (40), Pyrénées-Atlantiques (64), Hautes-Pyrénées (65), sud Gironde (33) et partout en France pour l'AMO.
VOS MISSIONS 1. Administration générale- Accueil physique et téléphonique des visiteurs- Gestion des appels, des courriels et du courrier- Classement et archivage des documents- Gestion des fournitures et des relations avec les fournisseurs2. Gestion administrative et financière- Création et mise à jour de la base fournisseurs- Saisie des factures fournisseurs dans l'ERP GX- Dépôt des pièces comptables sur Pennylane- Émission des factures clients- Relance des règlements clients3. Ressources Humaines- Accueil administratif des nouveaux collaborateurs- Gestion des relations avec la mutuelle- Préparation et transmission des variables de paie- Commande des titres-restaurant- Gestion des chèques vacances et CESU- Organisation des formations et suivi des financements auprès de l'OPCO4. Santé - Sécurité- Mise à jour du Document Unique (DUERP)- Organisation des contrôles réglementaires des installations électriques.- Suivi des vérifications annuelles des extincteurs- Veille au respect des obligations réglementaires5. Communication- Mise à jour des supports de communication (site internet, plaquettes, panneaux de chantier.)- Création de visuels sur Canva- Animation des réseaux sociaux- Organisation des événements de l'entreprise (repas de fin de chantier, inaugurations, etc.)6. Moyens généraux et amélioration continue- Gestion administrative du parc automobile- Gestion des déplacements- Participation au développement et à l'animation des outils métier (ERP GX, KALITI.)- Participation et animation au suivi de la démarche qualité ISO 9001MISSIONS DE SUPPORT AUX AFFAIRES- Préparation des propositions commerciales- Constitution des dossiers de consultation- Préparation des marchés et commandes- Vérification des pièces administratives avant signature des marchés, commandes et avenants- Dépôt des documents contractuels sur YOUTRUST et suivi des validations- Gestion et dépôt des documents administratifs des chantiers (DOC, DT, DICT, DAACT.)- Saisie des factures fournisseurs liées aux opérationsRELATIONS DE TRAVAILInterne (Direction & Responsables de projets)Externe (Clients, Fournisseurs/Partenaires, Cabinet comptable, OPCO, organismes de formation, Organismes sociaux (médecine du travail, Mutuelle.)OBJECTIFS DU POSTE- Garantir un fonctionnement administratif fiable et efficace- Assurer un support de qualité aux équipes opérationnelles- Contribuer à la satisfaction des clients et des partenaires- Participer à l'amélioration continue des processus- Représenter les valeurs de l'entreprise dans l'ensemble des missions confiéesNOS VALEURS Simplicité, Écoute, Confiance, Engagement, ExigenceCOMPÉTENCES REQUISES Techniques & personnelles:- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)- Utilisation d'un ERP- Connaissances administratives, comptables et RH- Maîtrise de Canva et des outils de communication- Bonnes qualités rédactionnelles- Sens de l'organisation et gestion des priorités- Rigueur- Organisation- Polyvalence- Autonomie- Discrétion et confidentialité- Réactivité- Esprit d'équipe- Sens du service- Curiosité- Force de propositionVOS AVANTAGES:CDI 37h25, 2 mois de période d'essai renouvelableSalaire selon expérience sur 13 mois Mutuelle (famille) 100% à charge de l'employeurTickets restaurants:13€ (50% à charge du salarié)13 RTTPériode congés annuels : 1 semaine à Noël et 2 sem. en AoûtChèque vacancesChèque CESU: 100% à charge de l'employeur)Vos horaires:- Lundi à jeudi : 8h30 à 12h30 et 14h à 17h30- Vendredi : 8h30 à 12h30 et 14h à 17h15

Experience: 5 An(s) - En Assistanat de directionCompétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Capacité d'adaptation,Rapidité d'espritQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Ingénierie,études techniquesListe des qualités professionnelles:Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.