Assistant de Direction - Mairie de Tarbes H/F - Communes

La ville de Tarbes recrute un Assistant de direction (F/H), au service Administration des Elus et Direction générale, catégorie B, filière administrative, à temps complet.Sous l'autorité de la Responsable du service, les missions principales de l'Assistant de direction seront les suivantes : Assurer le secrétariat du service :- Mise à jour des agendas et prise de rendez-vous- Convocation aux réunions- Aide à la préparation des dossiers pour réunions et rendez-vous puis retranscription des relevés de décisions- Accueil téléphonique- Rédaction de courriers, notes et rapports- Aide à la préparation de documents- Mise à jour des éléments des plan communal de sauvegarde et plan de continuité des métiers Assurer le contrôle et la validation des variables de paie :- Contrôle de la conformité et la complétude des documents ; dépose en paie- Mise à jour des tableaux de suivi Être référent du logiciel courrier de la collectivité (Therefore) :- S'assurer de la mise à jour du workflow général- Dispenser des formations Renforcer le service en cas d'absence :- Enregistrement, traitement et suivi des notes, rapports, virements de crédits- Contrôle du respect des procédures- Contribution à la mise à jour de l'intranet- Relecture des parapheurs Remplacer la secrétaire des élus :- Gestion de l'agenda des élus- Préparation des dossiers- Accueil téléphonique et physique- Suivi du courrier, des invitations- S'assurer de la présence des élus aux réunions, commissions, conseils municipaux et récupérer les pouvoirs le cas échéant, contacter les suppléants, alerter en cas de quorum non atteint.Conditions du poste :Poste ouvert aux titulaires de la Fonction Publique. A défaut, les candidatures de contractuels seront étudiées- Catégorie B, filière administrative- Cadre d'emplois : rédacteurs territoriaux- NBI : 10 secrétariat exclusif notamment en termes d'horaires- Rémunération afférente au cadre d'emploi + régime indemnitaire + prime de fin d'année et avantages sociaux- Durée hebdomadaire du poste : 35 heures ou 36 heures avec 6 ARTT.

- Maitrise des techniques de secrétariat et des procédures administratives- Maitrise de la grammaire et l'orthographe- Maitrise des outils de bureautiques- Connaissance des normes, modèles et logiciels de présentation de documents et de traitement de texte- Connaissance de logiciels spécifiques (Therefore, Amétys, Acrobat Pro)- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité et de ses compétences- Savoir tenir un standard téléphonique- Savoir utiliser plusieurs messageries électroniques (Outlook) et agendas- Respecter les délais- S'exprimer avec aisance- Savoir travailler en équipe- Compétences rédactionnelles- Rigueur, organisation, gestion des priorités- Sens de l'anticipation, réactivité- Autonomie, esprit d'initiative- Savoir rendre compte à sa hiérarchie- Discrétion, sens de la confidentialité, être digne de confiance- Rapidité d'adaptation- Disponibilité- Sens du service public.