Secrétaire de Programmation en Hdj Maladies Infectieuses et Tropicales à Mi-Temps 50% H/F - Hôpital Saint Antoine

ACTIVITES ET COMPETENCES REQUISESMISSIONS GENERALES- Organisation et programmation des hôpitaux de jour en lien avec l'aide-soignante de coordination des HDJ.- Codage de l'activitéMISSIONS PERMANENTES- Vérification que l'ensemble des items des demandes d'examens soient complétés- Programmation des rendez-vous pour l'hôpital de jour :- Organiser les rendez-vous sur le logiciel ORBIS qu'ils soient sur site ou dans le GH (gynécologie, proctologie, diététique, etc...)- Faxer les demandes de certains examens (échographie, ophtalmologie, examens cardiologiques, etc...)- Editer le dernier CR de consultation médicale pour le médecin spécialiste- Gestion téléphonique (patients, plateaux techniques, médecins...)- Accueil physique des patients, vérification des documents administratifs- Gestion de l'envoi des courriers de convocations pour l'hôpital de jour (convocations, demande de pré-admission)- Rappel des patients en amont du rendez-vous- Création des pré-admissions / admissions en hôpital de jour- Scannage des documents dans le dossier patient ORBIS ou pour le bureau des admissions- Reprogrammation des rendez-vous si nécessaire- Gestion de la boîte mail de coordination- Remplacement de l'AS de coordination en cas d'absenceACTIVITES COMPLEMENTAIRESParticipation à la démarche d'amélioration de la qualité des soins et déclaration des événements indésirables (osiris)Participation aux réunions de serviceImplication dans les projets du service, du DMU et de l'établissementCOMPOSITION DE L'EQUIPE- 2 cadres de santé, 4 AMA, 3 psychologues, 1 assistante sociale, 1 secrétaire sociale- 23 IDE et 18 AS dont 1 secrétaire hospitalière sur le secteur hospitalisation- 9 IDE et 5 AS sur le secteur ambulatoireLIAISONSLIAISONS HIERARCHIQUES2 cadres de santé, 1 cadre administratif de DMULIAISONS PROFESSIONNELLES- Médecins et infirmiers/aides-soignants du secteur ambulatoire- Cadres de santé

QUALITES ET SAVOIR FAIRE REQUISCOMPETENCES REQUISES- Maîtrise des outils informatiques : ORBIS, DIAMM, GDM- Maîtrise de la bureautique : internet, intranet de l'AP-HP, Word, Excel, Power Point, Outlook- Bonne maîtrise des règles orthographiques et grammaticales- Rédiger et mettre en forme des notes, des documents- Organiser et prioriser les activités- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics- Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critiques- Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelleSAVOIR-FAIRE REQUIS- Connaissance de l'environnement hospitalier- Connaissance du vocabulaire médical, des droits du patient, de la réglementation de l'archivageQUALITES PROFESSIONNELLES- Discrétion- Sens des responsabilités- Rigueur- Sens de l'organisation- Sens de l'initiative- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire- Sens de la communication- Disponibilité, assiduité, ponctualitéCONNAISSANCES ASSOCIEES-QUOTITE DE TRAVAIL50%HORAIRES DE TRAVAILHORAIRES : 9h-12h30, 50% de 35 heures hebdomadaires PRE-REQUISAdjoint(e) administratif(ve), assistante(e) médico-administratif(ve) ayant une appétence pour des missions administratives et de l'expérience en milieu hospitalier. GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELSFORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCE- Formation AFGSU tous les 4 ans- Formation incendie- Formation à l'utilisation des logicielsSURVEILLANCE MEDICALE« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé »« Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer »CONTACTS Cadre de santé Séverine Questel : tel. : **.**.**.**.** - mail : ****@****.**Jessica BA : tel : **.**.**.**.** - mail : ****@****.** Cadre supérieur Florence Boudvillain : tel. : **.**.**.**.** - mail : ****@****.**