Secrétaire Médicale H/F - Service Public

MISSIONS DU POSTETexte de références :Fiche métier du répertoire de la fonction publique hospitalière :Famille : GESTION DE L'INFORMATIONSous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicaleCode métier : 40L20Psychiatrie Adulte (30 %) :- UCLI 30 %Pôle (50%) :- Assistante de l'exécutif du pôleMissions générales- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité, prise de notes, frappe et mise en forme des documents, courriers, comptes rendus, statistiques, tableaux de bords,- Participation aux réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus après validation,- Organisation logistique : réservation de salles de réunion et de véhicules de fonctions, installation de la salle, réservation matériel informatique- Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux de bord, de fichiers- Mise en forme de présentations sur Power Point, de tableaux sous Excel- Traitement de textes sous Word : frappe de courriers, rapports, comptes-rendus- Traitement de dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)- Commande de fournitures « bureau » en coordination avec le cadre et les équipes- Gestion du courrier : enregistrement, traitement de réponses simples, suivi des échéances, relances- Participation à l'élaboration des rapports d'activité- Classement : classement physique et informatiqueMissions spécifiques extrahospitalier psychiatrie adulte- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance,- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, événements...),- Saisie des données liées à l'activité médicale (codage),- Tenue à jour du dossier patient- Classement et archivage des dossiers « papier » patients (dans l'attente du dossier patient informatisé).- Elaboration du bilan annuelMissions spécifiques assistante du pôle- Accueil et prise en charge des personnes- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques- Prises de rendez-vous- Organisation et gestion des réunions : gestion de l'agenda, organisation des réunions, proposition d'ordre du jour, rédaction de comptes rendus- Mise en ligne et suivi des annonces de recrutement du pôle (affichage, Intranet, Internet, PEP, FHF,réseaux sociaux...)- Organisation et préparation des instances du pôle et de toutes autres réunions concernant ce dernier : organisation logistique, convocations, proposition d'ordre du jour, proposition des dates de bureaux de pôles, rédaction et diffusion des comptes rendus... ;- Participation aux enquêtes, rapports du pôle- Elaboration et mise à jour d'un répertoire interne aux pôles- Rôle d'alerte auprès de l'exécutif pour le suivi des dossiers et rappel des échéances