Adjoint Administratif H/F - Université de Limoges

Le poste est à pourvoir au sein de l'Institut Limousin de Formation aux Métiers de la Réadaptation (ILFOMER), composante de l'Université de Limoges. À ce titre, il relève des dispositions du Code de l'éducation pour son organisation et son fonctionnement et est dirigé par un enseignant-chercheur assurant les fonctions de directeur. L'ILFOMER regroupe quatre filières de formation : ergothérapie, masso-kinésithérapie, orthophonie et orthoptie, représentant environ 350 étudiants.Chaque filière est placée sous la responsabilité d'un responsable pédagogique et s'appuie sur des équipes d'enseignants-chercheurs, d'enseignants et de professionnels de santé. En raison de la nature réglementée des formations en santé, l'institut évolue dans un environnement partenarial spécifique associant l'Université de Limoges, l'Agence Régionale de Santé (ARS) Nouvelle-Aquitaine, la Région Nouvelle-Aquitaine, les ministères de tutelle ainsi que de nombreux établissements sanitaires et médico-sociaux.
Mission 1: ASSISTANCE DE DIRECTION // Gérer et suivre les dossiers administratifs de la direction· Activité 1-1: Participer à la constitution et au suivi des dossiers administratifs (création et renouvellement des formations, dossiers de renouvellement et d'accréditation, dossier apprentissage, démarche qualité, programme de surveillance qualité, ...)· Activité 1-2: Contribuer à la préparation des dossiers liés à l'intégration ou la création de nouvelles formations (paramédicales ou autres)Mission 2: SECRETARIAT DU DIRECTEUR· Activité 2-1: Assister le directeur dans l'organisation quotidienne de son travail· Activité 2-2: Participer au traitement et au suivi de certains courrielsMission 3: RELATIONS EXTERIEURES et COMMUNICATION // Gérer et suivre les dossiers administratifs dans le domaine des relations extérieures (locales, nationales, internationales)· Activité 3-1: Suivre et mettre à jour les conventions et partenariats· Activité 3-2: Contribuer au suivi administratif et au développement des relations internationales· Activité 3-3: Appuyer administrativement la mise en place de projets innovantsActivité 3-4: Mettre en oeuvre la stratégie de communication, communiquer avec les cibles identifiées, et concevoir des supports de communicationMission 4: ADMINISTRATION GENERALE // Participer à la gestion administrative courante de la composante· Activité 4-1: En l'absence de personnel d'accueil, participer à l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externesActivité 4-2: Apporter un soutien administratif aux différentes équipes lors des périodes sensibles ou de fortes activités; et lors de création et installation de nouvelles formations (surcharge ponctuelle, absence de personnel, montée en puissance des formations, ...)

Savoirs- Connaître l'environnement universitaire- Techniques d'élaboration de documents- Techniques d'accueil téléphonique et physique- Techniques de communicationSavoir-faire- Accueillir et prendre des messages- Accueillir les usagers de l'institut- Travailler en équipe- Mettre en oeuvre des procédures et des règles- Utiliser les outils bureautiques- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité- Enregistrer et classer les documents- Savoir rendre compte- Rédiger des rapports ou des documentsSavoir-être- Capacité d'adaptation- Capacité à gérer le stress- Rigueur / Fiabilité / Discrétion- Sens relationnel- Sens de l'organisation- Réactivité