Gestionnaire Programmes Doctoraux et Ecole Doctorale Réf. 2026-1411 H/F - Sorbonne Université– Services Universitaires

Le Collège doctoral met en oeuvre la politique doctorale de l'université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, par l'ouverture sur l'environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat ainsi que par le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.Le Collège doctoral assure le suivi du parcours universitaire des doctorants. Il organise des formations et des évènements pour développer les compétences transversales des doctorants et doctorantes, et favoriser leur insertion professionnelle. Il assure le suivi des indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs.Le Collège doctoral est composé :D'une directionDes écoles doctorales de Sorbonne UniversitéD'un département des inscriptions, de l'accompagnement, des diplômes et des missionsD'un département formation et carrièresD'un département Affaires générales de 7 personnes (bureau des finances, contrats et programmes doctoraux, et communication)Localisation du poste : Collège Doctoral - Sorbonne Université - Campus des Cordeliers, 15 rue de l'Ecole de Médecine 75005 Paris et sur le site de l'école doctorale (Serpente, ou Jussieu, ou autres...)
Fonctions :Gestionnaire Programmes doctoraux et École doctoraleCatégorie : BCorps : TECHBAP : JPoste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).Sous la double autorité hiérarchique de la responsable administrative du Collège doctoral et de la directrice ou directeur de l'école doctorale, le/la gestionnaire assure la bonne gestion et mise en oeuvre des programmes doctoraux et assiste la direction de l'école doctorale.Ses missions principales :1. Gestion administrative des campagnes d'attribution de contrats doctoraux via les «Programmes doctoraux»Organisation des campagnes des «Programmes doctoraux» en lien avec leurs responsables thématiques et l'Alliance de Sorbonne Université et coordination de la campagneAssurer la gestion administrative des campagnes de leur lancement à leur terme (outil de candidature à administrer via lime-survey, support de communication à élaborerOrganiser certains concours/auditions (exemple: le programme «Partenariats internationaux et stratégiques», «Interfaces pour le Vivant» etc.)Suivi des lauréatsBilans des programmes Doctoraux en lien avec les campagnes des écoles doctorales et sur ressources contractuelles2. Gestionnaire d'une école doctoraleAccueillir, informer et orienter les usagers de l'école doctorale vers les services dédiés (ex: BAI, DFC, affaires générales etc)Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants : de la candidature jusqu'à la fin de la thèse.: candidatures/préinscriptions, réinscription pédagogique, demandes de co-direction ou co-tutelle, en collaboration avec le BAI, demande de césure...Veiller au bon déroulement des comités de suivi, à ce que chaque doctorant bénéficie d'un plan individuel de formationPréparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance validés par la directeur/ trice d'EDCollecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix (Chancellerie des universités, LERU, Handicap...)Assurer l'organisation du concours d'attribution des contrats doctoraux de l'EDContribuer à la saisie et fiabilisation des informations nécessaires à l'établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l'EDInstruire la recevabilité des dossiers déposés notamment dans le cadre d'appels à projets comme les programmes doctoraux de Sorbonne Université, et les dossiers de mobilitésAlimenter et fiabiliser les bases de données sur les applications dédiées: ADUM, Apogée, ...Contribuer à l'élaboration de l'information et la diffuserOrganiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l'école doctoraleParticiper et contribuer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoralContribuer à l'organisation de formations spécifiques à l'école doctorale et relayer au DFC les besoins de formationActivités complémentaires : appui au recrutement des doctorants.

Connaissances transversales requises :Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et réglementation applicable à la formation doctoraleConnaissance générale des techniques de gestion administrativeNotions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publiqueConnaitre les droits et obligations des agents publicsSavoir-faire :Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueilSavoir s'exprimer et comprendre à l'écrit et à l'oral l'anglais de façon claire et concise (niveau A2 minimum souhaité)Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d'information de l'université (ex: Adum, Apogée, Oscar, Sipad...)Informer, rendre compte à sa hiérarchieRechercher l'information, la vérifier et la classerPrendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriéeSavoir organiser son travail avec méthodeSavoir travailler en coordination avec sa hiérarchie au sein de l'ED, avec la responsable administrative et au sein du réseau des gestionnaires doctorauxSavoir être :Savoir travailler en autonomieFaire preuve de rigueur et de méthodeSavoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externesRespecter la confidentialité des informations et donnéesFaire preuve de polyvalence et de capacité d'adaptationSens du service public